МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 9 вересня 2014 року N 635

Про затвердження Методичних рекомендацій ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я

Із змінами і доповненнями, внесеними
наказами Міністерства охорони здоров'я України
 від 2 січня 2019 року N 15,
від 24 червня 2019 року N 1428

Відповідно до статті 6 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", пункту 9 Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого Указом Президента України від 13 квітня 2011 року N 467, з метою запровадження єдиних підходів щодо обліку з надходження, переміщення, списання використаних і непридатних лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я, посилення матеріальної відповідальності за їх збереження та використання наказую:

1. Затвердити Методичні рекомендації ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я (далі - Методичні рекомендації), що додаються.

2. Керівникам закладів охорони здоров'я, підпорядкованих Міністерству охорони здоров'я України, структурних підрозділів з питань охорони здоров'я обласних, Київської міської державних адміністрацій забезпечити виконання цих Методичних рекомендацій.

3. Визнати таким, що не застосовується на території України, наказ Міністерства охорони здоров'я СРСР від 02 червня 1987 року N 747 "Про затвердження Інструкції з обліку медикаментів, перев'язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров'я, що перебувають на Державному бюджеті СРСР".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату В. Лазоришинця.

Міністр

О. Мусій

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства охорони здоров'я України
09 вересня 2014 року N 635
(у редакції наказу МОЗ України
від 24 червня 2019 року N 1428)

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я

I. Загальні положення

1. Методичні рекомендації ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я визначають загальний механізм формування в обліку інформації про лікарські засоби та медичні вироби у натуральній і грошовій формі, які визнаються запасами.

2. Терміни, що використовуються у цих Методичних рекомендаціях, вживаються у значенні, наведеному у Законі України "Про лікарські засоби", Технічному регламенті щодо медичних виробів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 02 жовтня 2013 року N 753 та інших нормативно-правових актах.

II. Бухгалтерський облік

1. Організація бухгалтерського обліку

1. Бухгалтерський облік лікарських засобів та медичних виробів заклади охорони здоров'я ведуть з дотриманням єдиних методологічних засад, встановлених Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

Лікарські засоби та медичні вироби, які не беруться на облік як основні засоби та є об'єктами обліку запасів, заклади охорони здоров'я відображають в бухгалтерському обліку, керуючись цими Методичними рекомендаціями, а також, зокрема:

1) підприємства, організації та інші юридичні особи (далі - Підприємства):

Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 "Запаси", затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 20 жовтня 1999 року N 246, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 02 листопада 1999 року за N 751/4044;

Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку запасів, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 10 січня 2007 року N 2;

Методичними рекомендаціями щодо облікової політики підприємства, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 27 червня 2013 року N 635;

Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій та Інструкцією про його застосування (далі - Інструкція N 291), затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 року N 291, (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 09 грудня 2011 року N 1591), зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999 року за N 892/4185;

Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій суб'єктів малого підприємництва, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 19 квітня 2001 року N 186, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05 травня 2001 року за N 389/5580;

2) суб'єкти державного сектору:

Національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 "Запаси", затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 12 жовтня 2010 року N 1202, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 01 листопада 2010 року за N 1019/18314 (далі - Стандарт 123 "Запаси");

Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку запасів суб'єктів державного сектору, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 23 січня 2015 року N 11;

Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31 грудня 2013 року N 1203, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 25 січня 2014 року за N 161/24938 (далі - План рахунків N 1203);

Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі (далі - Порядок застосування Плану рахунків), затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 29 грудня 2015 року N 1219 (далі - Наказ N 1219), зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 16 січня 2016 року за N 85/28215;

Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов'язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженою Наказом N 1219, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 16 січня 2016 року за N 86/28216;

Методичними рекомендаціями щодо облікової політики суб'єкта державного сектору, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 23 січня 2015 року N 11.

Підприємствами незалежно від видів діяльності та форм власності (крім бюджетних установ) лікарські засоби та медичні вироби, отримані як гуманітарна допомога, у бухгалтерському обліку відображаються відповідно до Порядку бухгалтерського обліку гуманітарної допомоги, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14 грудня 1999 року N 298, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 27 грудня 1999 року за N 915/4208.

2. З метою організації бухгалтерського обліку лікарських засобів та медичних виробів кожен заклад охорони здоров'я самостійно визначає Порядок приймання, зберігання, відпуску (переміщення), списання використаних лікарських засобів та медичних виробів з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних та норм цих Методичних рекомендацій.

3. Лікарські засоби та медичні вироби у закладах охорони здоров'я обліковуються:

у бухгалтерській службі;

за місцем їх відповідального зберігання (знаходження, використання), тобто на складі, у відділеннях та на постах (у маніпуляційних кімнатах, кабінетах).

4. У бухгалтерській службі закладу охорони здоров'я лікарські засоби та медичні вироби обліковуються:

у кількісному і вартісному вимірах - у гривнях з копійками;

за одиницями обліку, тобто за їх найменуваннями;

у розрізі матеріально відповідальних осіб;

за місцем їх зберігання (знаходження, використання).

У визначений термін матеріально відповідальні особи подають усі первинні документи з надходження та вибуття лікарських засобів та медичних виробів до бухгалтерської служби.

Бухгалтерська служба, зокрема:

відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" забезпечує дотримання правил ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів на складі, в інших місцях зберігання запасів в терміни, встановлені керівником закладу охорони здоров'я;

стежить за неухильним дотриманням порядку оформлення та подання первинних документів з оформлення руху лікарських засобів та медичних виробів;

відмовляє у прийнятті до обліку документів, підготовлених з порушенням вимог, встановлених законодавством у сфері бухгалтерського обліку;

відмовляє у прийнятті документів за господарськими операціями, які проводяться з порушенням законодавства у сфері бухгалтерського обліку;

інформує керівника закладу охорони здоров'я про встановлені факти порушень.

5. Матеріально відповідальні особи у місцях зберігання (знаходження, використання) лікарських засобів та медичних виробів ведуть:

кількісний облік їх руху;

оперативний облік певних їх видів.

6. Операції з надходження, руху та вибуття лікарських засобів та медичних виробів матеріально відповідальні особи у місцях зберігання (знаходження, використання) оформляють первинними документами та обліковими регістрами, за формами, наведеними у додатках 1 - 8 до цих Методичних рекомендацій.

При застосуванні автоматизованих систем складського обліку наявності та руху запасів використовуються первинні документи та регістри в електронній формі, що застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи й електронний документообіг та інших нормативно-правових актів.

2. Бухгалтерський облік (визнання, первісна оцінка та вибуття)

1. Лікарські засоби та медичні вироби визнаються активом, якщо їх вартість можливо достовірно визначити, існує ймовірність отримання майбутніх економічних вигід, пов'язаних з їх використанням, та/або вони мають потенціал корисності.

2. Придбані (отримані) чи виготовлені лікарські засоби та медичні вироби закладами охорони здоров'я зараховуються на баланс за первісною вартістю.

3. Методи оцінки вибуття лікарських засобів та медичних виробів визначає розпорядчий документ про облікову політику закладу охорони здоров'я.

4. Закладом охорони здоров'я обирається один із методів оцінки лікарських засобів та медичних виробів при їх вибутті, зокрема:

ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;

середньозваженої собівартості;

собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);

нормативних затрат;

ціни продажу.

Для всіх одиниць бухгалтерського обліку запасів, що мають однакове призначення та однакові умови використання, застосовується тільки один із наведених методів.

5. Бухгалтерські служби закладів охорони здоров'я списують використані лікарські засоби та медичні вироби на підставі звітів про фактичне їх використання, отриманих від матеріально відповідальних осіб. На кінець місяця за кожним найменуванням лікарських засобів та медичних виробів виводяться їх залишки за кількістю та сумою.

6. Лікарські засоби та медичні вироби з терміном придатності, що минув, підлягають вилученню з обігу. Такі лікарські засоби та медичні вироби заклади охорони здоров'я вилучають з обігу та списують їх з балансу відповідно до:

Порядку встановлення заборони (тимчасової заборони) та поновлення обігу лікарських засобів на території України, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 22 листопада 2011 року N 809, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 30 січня 2012 року за N 126/20439;

Правил утилізації та знищення лікарських засобів, затверджених наказом Міністерства охорони здоров'я України від 24 квітня 2015 року N 242, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 травня 2015 року за N 550/26995.

Оприбутковують вилучені з обігу лікарські засоби та медичні вироби заклади охорони здоров'я як утиль.

7. Виявлені у процесі інвентаризації лишки лікарських засобів та медичних виробів оприбутковуються за чистою вартістю реалізації запасів, якщо вони реалізуються, або в оцінці можливого використання запасів, якщо вони використовуються самим закладом охорони здоров'я.

8. За результатами інвентаризації допускається регулювання інвентаризаційних різниць через взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортування лікарських засобів та медичних виробів.

Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортування допускається тільки щодо лікарських засобів та медичних виробів однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той самий період, що перевіряється, та в однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи.

9. Списання з винних осіб сум збитків лікарських засобів та медичних виробів, заподіяних крадіжкою, нестачею або втратою, здійснюється відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 року N 116.

10. Нестачі лікарських засобів та медичних виробів в межах норм природного убутку, виявлені в результаті інвентаризації, списуються за розпорядженням керівника на витрати. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних нестач і після взаємозаліку нестач цінностей і лишків внаслідок пересортування. За відсутності норм природного убутку втрата розглядається як нестача понад норму.

11. Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображаються у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація.

III. Складський облік

1. Облік лікарських засобів та медичних виробів на складі здійснюється за найменуваннями за кожним лікарським засобом та медичним виробом окремо, із зазначенням його назви, дозування, форми випуску (таблетки, ампули тощо), інформації про упаковку (коробки, флакони, туби тощо), назви виробника, кількості, ціни та суми.

2. Для аналітичного обліку лікарських засобів та медичних виробів матеріально відповідальними особами складу ведеться Книга складського обліку лікарських засобів та медичних виробів (додаток 1).

3. При прийманні до спеціального приміщення для зберігання лікарських засобів та медичних виробів (складу) матеріально відповідальна особа розписується на кожному з трьох примірників прибуткової накладної про їх отримання.

Перший примірник прибуткової накладної передається до бухгалтерської служби, другий - залишається у матеріально відповідальної особи, третій примірник повертається постачальнику.

4. Видача лікарських засобів та медичних виробів зі складу у відділення здійснюється згідно з накладною (вимогою) (додаток 2), яка виписується у двох примірниках старшою медсестрою кожного відділення.

Відповідно до зазначеної потреби у накладних (вимогах) матеріально відповідальною особою складу здійснюється відпуск з проставлянням фактично відпущеної кількості за кожним найменуванням, ціни та суми, а також загальний підсумок за цим обліковим документом у гривнях з копійками. Один примірник повністю заповненої накладної (вимоги) залишається у старшої медичної сестри, другий у матеріально відповідальної особи складу, з послідуючим занесенням та підшиванням її до реєстру виданих накладних (вимог).

5. Матеріально відповідальною особою складу на підставі прибуткових накладних та видаткових накладних (вимог) проводяться записи до документів, таких як:

Реєстр отриманих прибуткових накладних (додаток 3);

Реєстр виданих накладних (вимог) (додаток 4).

Ці реєстри складають у двох примірниках та подають до бухгалтерської служби не пізніше 01 числа місяця, наступного за звітним.

Один примірник реєстру з підшитими до нього накладними після перевірки правильності оформлення первинних документів залишається в бухгалтерській службі. Другий - з відміткою бухгалтера про приймання повертається матеріально відповідальній особі складу.

6. Матеріально відповідальні особи складу не пізніше другого числа місяця, наступного за звітним, складають та подають до бухгалтерської служби закладу охорони здоров'я Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів (додаток 6).

IV. Облік лікарських засобів та медичних виробів у відділеннях закладу охорони здоров'я

1. Облік лікарських засобів та медичних виробів у відділеннях закладу охорони здоров'я ведеться матеріально відповідальними особами відділень у кількісному вимірі за найменуваннями медичних виробів та лікарських засобів.

2. Матеріально відповідальні особи відділень повинні дотримуватися вимог щодо:

умов зберігання лікарських засобів та медичних виробів;

своєчасного їх оприбуткування у разі отримання зі складу та відображення видачі на пости (маніпуляційні кімнати, кабінети);

дотримання термінів складання звітів про отримання лікарських засобів та медичних виробів від складу, видачі на пости (маніпуляційні кімнати, кабінети) та використання;

своєчасного подання відділеннями звітів до бухгалтерської служби закладу охорони здоров'я.

3. Надходження лікарських засобів та медичних виробів зі складу та їх використання у кожному відділенні відображається у Журналі обліку відділеннями отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів (далі - Журнал) (додаток 5). Зокрема, в окремих графах Журналу зазначається така інформація:

у графі 8 - кількість виданих лікарських засобів та медичних виробів на пости (маніпуляційні кімнати, кабінети);

у графі 9 - дані про фактичне використання запасів, які повинні відповідати даним графи 4 "Використано", зазначених у Звіті про надходження і використання лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами, кабінетами) (додаток 8);

у графі 10 - залишок на кінець місяця, який визначається наступним чином: залишок на початок місяця (графа 3) плюс надійшло (графа 6) мінус фактично використано (графа 9) становить залишок на кінець місяця (графа 10).

V. Облік лікарських засобів та медичних виробів на постах (у маніпуляційних кімнатах, кабінетах

1. На пости (маніпуляційні кімнати, кабінети) видача лікарських засобів та медичних виробів проводиться головними (старшими) медичними сестрами відділень.

2. Медичні сестри постів (маніпуляційних кімнат, кабінетів) ведуть Журнал обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами, кабінетами) (додаток 7).

3. Медичні сестри постів (маніпуляційних кімнат, кабінетів) не пізніше першого числа місяця, наступного за звітним, на підставі даних, зазначених у Журналі обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами, кабінетами) (додаток 7), складають Звіт про надходження і використання лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами, кабінетами) (додаток 8) та подають головній (старшій) медичній сестрі відділення.

VI. Особливості обліку лікарських засобів та медичних виробів

1. Матеріально відповідальні особи складу, відділень та постів (маніпуляційних кімнат) за місцем відповідального зберігання (знаходження, використання) лікарських засобів та медичних виробів ведуть оперативний предметно-кількісний облік окремих груп лікарських засобів.

2. Перелік лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку у закладах охорони здоров'я, визначений у додатку 3 до Правил виписування рецептів та вимог-замовлень на лікарські засоби і вироби медичного призначення, затверджених наказом Міністерства охорони здоров'я України від 19 липня 2005 року N 360, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 липня 2005 року за N 782/11062 (далі - Наказ N 360).

3. Предметно-кількісний облік отруйних, сильнодіючих та комбінованих лікарських засобів, що містять підконтрольні речовини, ведеться у журналі. Форма цього журналу затверджена Наказом N 360.

4. Облік наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів ведеться у журналах, форми яких затверджено наказом Міністерства охорони здоров'я України від 07 серпня 2015 року N 494, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26 серпня 2015 року за N 1028/27473.

5. Облік крові, її компонентів, препаратів і кровозамінників при їх заготівлі та переробці на станціях і у відділеннях переливання крові ведеться за формами, визначеними наказом Міністерства охорони здоров'я України від 14.02.2012 N 110, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 28 квітня 2012 року за N 661/20974.

В. о. директора Департаменту
з фінансово-економічних
питань, бухгалтерського обліку
та фінансової звітності

П. Ємець

Додатки
до Методичних рекомендацій ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я