|
Реквізити |
Пояснення до заповнення |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
1. |
Назва виду документа |
заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
|
2. |
Автор (кореспондент) |
під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
|
3. |
Дата документа |
дата, що проставляється на документі установою-автором, автоматично додається до РКК з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами) |
|
4. |
Індекс документа |
індекс, присвоєний документу установою-автором, автоматично додається з документа, що надійшов або надсилається |
|
5. |
Дата надходження |
дата надходження документа формується автоматично під час створення РКК вхідного документа установою-одержувачем (адресатом). Також заноситься в РКК вихідного документа відправника на підставі електронного повідомлення про отримання вхідного документа адресатом |
|
6. |
Індекс вхідного документа |
індекс, присвоєний вхідному документу установою-одержувачем (адресатом). Також заноситься в РКК вихідного документа відправника на підставі електронного повідомлення про отримання вхідного документа адресатом |
|
7. |
Заголовок документа або короткий зміст |
переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил |
|
8. |
Резолюція |
додається автоматично при створенні резолюції: основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції |
|
9. |
Відповідальний виконавець |
додається автоматично при створенні резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону |
|
10. |
Строки виконання |
проставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами) |
|
11. |
Позначка про виконання |
короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді (за необхідності - час виконання) |
|
12. |
Ім’я файла проекту електронного документа та посилання на нього |
зазначаються ім’я файла проекту та посилання на нього, формат якого визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
|
13. |
Ім’я файла електронного документа та посилання на нього |
зазначаються ім’я файла та посилання на нього, формат якого визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
|
14. |
Ім’я файла XML-документа та посилання на нього |
зміст посилання може мінятися залежно від стану і статусу електронного документа: вихідний; для оперативного зберігання; архівний |
|
15. |
Кількість аркушів у створеному документі |
зазначається кількість аркушів у примірнику електронного документа з паперовим носієм інформації |
|
16. |
Строк зберігання електронного документа |
строк зберігання зазначається відповідно до типових або галузевих переліків |
|
17. |
Відмітка про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів |
зазначаються новий строк зберігання документів, дата та номер протоколу засідання експертної комісії установи, на якому прийнято рішення щодо збільшення тимчасового строку зберігання документів |
|
Конвертація електронного документа |
||
|
18. |
Ім’я файла конвертованого електронного документа та посилання на нього |
формат посилання на ім’я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
|
19. |
Дата конвертування електронного документа |
зазначається фактична дата проведення конвертування документа |
|
20. |
Дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів |
додаються з відповідного акта про конвертування електронних документів |
|
21. |
Ім’я файла з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на нього |
формат посилання на ім’я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
|
22. |
Прізвище, ініціали та посада особи, яка здійснила конвертування |
додаються із акта про конвертування |
|
23. |
Прізвище, ініціали та посада особи, яка здійснила контроль за виконанням конвертування |
додаються із акта про конвертування |
|
24. |
Формат файла до конвертування |
додається із акта про конвертування |
|
25. |
Формат файла після конвертування |
додається із акта про конвертування |
|
26. |
Версія конвертування |
додається із акта про конвертування |
|
27. |
Дата знищення файла конвертованого електронного документа |
додається із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа |
|
28. |
Дата та індекс акта про знищення файла конвертованого електронного документа |
додаються із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа |
|
29. |
Прізвище, ініціали та посада особи, що здійснила знищення файла конвертованого електронного документа |
додаються із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа |
|
30. |
Дата та індекс електронного звіту технічної перевірки електронних документів |
додаються із звіту про технічну перевірку електронних документів |
|
31. |
Ім’я файла звіту технічної перевірки електронних документів та посилання на нього |
формат посилання на ім’я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
|
Контроль за виконанням електронних документів |
||
|
32. |
Дата та час прочитання повідомлень про надходження виконавцем |
відомості, зазначені у пунктах 32 - 37, формуються автоматично засобами ІАС та визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС та її модернізації |
|
33. |
Дата та час надходження пропозицій (зауважень) |
|
|
34. |
Дата та час внесення зміни до проекту електронного документа |
|
|
35. |
Дата та час ознайомлення виконавця з електронним документом |
|
|
36. |
Дата та час ознайомлення виконавця з пропозиціями (зауваженнями) |
|
|
37. |
Дата та час ознайомлення виконавця з проектом електронного документа |
|
|
Архівні реквізити |
||
|
38. |
Номер опису справ структурного підрозділу |
дані, зазначені у пунктах 38 - 49, додаються із відповідного опису справ |
|
39. |
Дата складання опису справ структурного підрозділу |
|
|
40. |
Номер електронної справи за загальним порядком справ в структурному підрозділі |
|
|
41. |
Номер тому електронної справи |
|
|
42. |
Індекс електронної справи (тому, частини) |
|
|
43. |
Заголовок електронної справи (тому, частини) |
|
|
44. |
Строк зберігання електронної справи (тому, частини), стаття за переліком |
|
|
45. |
Номер фонду |
|
|
46. |
Код державної архівної установи, архівного відділу міської ради (за ЄДРПОУ) |
|
|
47. |
Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради |
|
|
48. |
Ідентифікатор країни походження |
|
|
49. |
Код установи (за ЄДРПОУ) |
|
|
50. |
Дата та індекс електронного повідомлення про отримання/відхилення електронного документа |
додаються із електронного повідомлення |
|
51. |
Прізвище, ім’я та посада особи, яка отримала електронне повідомлення про отримання/відхилення електронного документа |
вибираються із списку осіб, відповідальних за отримання електронних повідомлень, що міститься в ІАС установи |