МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

23.04.2018  № 1244/5

Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
24 квітня 2018 р. 
за № 488/31940

Про затвердження Порядку підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання

Відповідно до статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Чернишова Д.В.

Міністр

П. Петренко

Наказ Міністерства 
юстиції України 
23.04.2018 № 1244/5

Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
24 квітня 2018 р. 
за № 488/31940

ПОРЯДОК 
підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання

I. Загальні положення

1. Цей Порядок встановлює єдині вимоги щодо підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання органами державної влади, центральними органами державного управління (далі - державний орган) для підприємств, установ, організацій (далі - установа) певної галузі чи сфери діяльності (далі - галузь).

2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

галузевий перелік  - перелік видів документів (справ), що створюються під час документування профільної діяльності всіх установ певної галузі, з нормативно встановленими строками їх зберігання;

ланка переліку документів - установа або група установ, що виконують певні функції у межах відповідної галузі, із зазначенням видів документів (справ), що утворюються в їх діяльності, та строків їх зберігання;

статті галузевого переліку - певним чином організовані (згруповані) відомості про види документів (справ) і строки їх зберігання з єдиною наскрізною нумерацією;

схема побудови галузевого переліку - систематизований перелік функцій, що здійснюються установами певної галузі;

типовий перелік - перелік типових видів документів (справ), що створюються під час документування однотипних, загальних для всіх установ управлінських функцій, з нормативно встановленими строками їх зберігання.

3. Галузевий перелік використовується при складанні типових (примірних) та власних номенклатур справ установ лише разом із типовим переліком.

4. Галузевий перелік має відповідати таким основним вимогам:

охоплювати документацію певної галузі;

не містити типову документацію, що включена до типових переліків;

мати чітку схему, побудовану з урахуванням конкретних функцій або основних напрямів діяльності установ галузі, що відповідають їх цільовому призначенню;

визначати конкретні строки зберігання певних груп або видів документів, систематизованих за ланками установ галузі, з урахуванням ступеня повторюваності (дублетності) документної інформації;

мати чіткі назви статей, що унеможливлюють різночитання або подвійне тлумачення змісту;

містити чітко сформульовані загальні положення щодо його застосування.

II. Етапи підготовки галузевого переліку

1. Утворення робочої групи з підготовки галузевого переліку та визначення її завдань

1. Для підготовки проекту галузевого переліку у державному органі створюється робоча група з кваліфікованих фахівців, у тому числі членів експертної комісії (далі - ЕК) апарату державного органу, обізнаних із специфічною документацією певної галузі, здатних оцінити культурну і практичну цінність такої документації з урахуванням функціонально-цільового призначення установ, у діяльності яких утворюється така документація.

2. Склад робочої групи та її завдання затверджуються розпорядчим документом державного органу.

3. Підготовка галузевого переліку може здійснюватися шляхом залучення науково-дослідних установ або фахівців із документознавства та архівознавства за умови координації їх роботи спеціалістами апарату відповідного державного органу.

4. Державний орган на початковому етапі забезпечує робочу групу необхідними нормативно-правовими актами та іншими розпорядчими документами, що характеризують завдання і функції державного органу та установ, що належать до сфери його управління, а надалі - організовує розгляд, погодження та затвердження підготовленого робочою групою проекту галузевого переліку, а також впровадження його у роботу.

5. Робоча група аналізує організаційну структуру та схеми управління галуззю, завдання та специфічні галузеві напрями діяльності (функції) апарату державного органу та всіх установ, що належать до сфери його управління, а також склад документів, які створюються під час їх діяльності.

6. За результатами аналізу робоча група складає переліки функцій (типових, галузевих) та переліки видів установ. На кожну ланку установ складається стисла характеристика, в якій зазначаються їх цільове призначення, функції, наявність органу вищого рівня та установ, що належать до сфери його управління, кількість однорідних за характером діяльності установ.

2. Побудова галузевого переліку та групування установ галузі за ланками

1. Схема побудови галузевого переліку (далі - Схема) включає розділи, назви яких відповідають основним завданням та функціям, що здійснюють установи певної галузі. Схема складається не більше ніж з двох рівнів - розділ та підрозділ. Розділи розміщуються у порядку їх значення для певної галузі, а саме на початку розміщуються розділи, в назвах яких відображені основні функції, потім - розділи, в назвах яких відображені допоміжні та обслуговуючі функції.

Підрозділи розділів містять більш конкретизовані функції та завдання.

2. Схема будується за функціонально-галузевою або виробничо-галузевою ознакою.

3. Після побудови Cхеми здійснюється групування установ за ланками відповідно до їх функцій і значення у виконанні завдань галузі.

Обов’язково виокремлюється апарат управління (центральний, територіальні), передбачається кілька ланок, у яких групуються види установ, що виконують основні функції галузі. В останній ланці виокремлюються види установ, які виконують допоміжні та обслуговуючі функції, наприклад:

апарат державного органу;

територіальні органи, що створюються в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ і Севастополь;

територіальні органи, що створюються в районах, районах у містах Київ і Севастополь (за наявності);

установи, що виконують основні функції галузі;

установи, що виконують допоміжні та обслуговуючі функції галузі.

4. Схема групування установ за ланками у кожному конкретному переліку може уточнюватися, скорочуватись або доповнюватися залежно від схеми управління певною галуззю, її функцій та масштабу діяльності.

5. У межах кожної ланки зазначаються узагальнені назви установ (наприклад, головні управління, міжрайонні управління, державні підприємства, навчальні заклади, науково-дослідні установи).

6. Під час групування установ за ланками визначаються установи - джерела формування Національного архівного фонду (далі - НАФ) та установи, у діяльності яких документи НАФ не створюються, шляхом застосування таких критеріїв:

функціонально-цільове призначення установи;

юридична самостійність установи;

підпорядкованість установи;

повнота відображення інформації установи у фонді іншої установи, зокрема установи вищого рівня.

7. Установи, що виконують допоміжні та обслуговуючі функції галузі, до джерел формування НАФ не відносяться.

8. Установи - джерела формування НАФ за формою приймання документів поділяються на групи:

суцільного приймання;

вибіркового (повидового і групового) приймання.

Установи - джерела формування НАФ суцільного приймання передають на зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад повний комплекс документів.

Установи - джерела формування НАФ повидового вибіркового приймання передають на зберігання лише певні види документів, установи - джерела формування НАФ групового вибіркового приймання - повний комплекс документів, але тільки від окремих установ певного виду.

9. Установи - джерела формування НАФ вибіркового приймання можуть бути згруповані в окрему ланку. Дозволяється групувати їх в одну ланку разом з установами суцільного приймання, але у такому разі поряд з узагальненою назвою установ проставляють знак «*» (наприклад, школи*).

У загальних положеннях (вказівках) щодо застосування галузевого переліку надаються детальні роз’яснення щодо форми приймання документів на постійне зберігання.

10. Основна частина галузевого переліку оформлюється за формою, зразок якої наведено у додатку 1 до цього Порядку.

Кількість граф у таблиці, в яких визначаються строки зберігання документів, залежить від кількості ланок, за якими згруповано галузеві установи.

Обов’язковими для всіх галузевих переліків є такі графи:

Номер статті;

Види документів;

Строки зберігання документів;

Примітка.

3. Вивчення порядку документування функцій установ, виявлення складу документів

1. У процесі підготовки галузевого переліку здійснюється аналіз функцій, що виконують установи кожного виду в галузі, а також порядок їх документування шляхом порівняння з нормативно-правовими актами у сфері діловодства та архівної справи, нормативно-правовими актами державного органу та локальними нормативними документами установ, якими передбачено створення певних видів галузевої документації.

2. Під час підготовки галузевого переліку проводиться звірка видів документів, що створюються в установах галузі, з видами документів у типовому переліку. За наявності особливостей видів документів їх відображають у галузевому переліку. Якщо такі особливості незначні, готується варіант переліку, що містить тільки специфічні функції галузі, а про особливості документування зазначається у загальних положеннях (вказівках) до галузевого переліку.

3. Шляхом аналізу інструкцій з діловодства, регламентів, номенклатур справ простежують рух інформації (документів) усередині кожної установи, у межах галузі та поза нею, а також взаємозв’язок документів під час документування певної функції кожною установою галузі.

За результатами аналізу щодо кожної установи готуються відомості за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку.

4. Систематизація видів документів усередині розділів і підрозділів та редагування заголовків статей галузевого переліку

1. Назви розділів і підрозділів та порядок їх розташування у галузевому переліку мають відповідати попередньо розробленій Схемі.

2. Види документів групуютьcя за кожним розділом, підрозділом галузевого переліку відповідно до функції, під час виконання якої вони були створені. При цьому види документів розміщуються у порядку їх важливості, а саме:

основні документи, що створюються у процесі галузевої діяльності;

листування та облікові документи (картки, журнали, книги, картотеки, бази даних).

Назви видів документів мають відповідати вимогам відповідних нормативно-правових актів.

3. Заголовки статей галузевого переліку повинні бути стислими, чіткими, зрозумілими та складатися з елементів, що розміщуються в такій послідовності:

назва виду документа (протоколи, акти, звіти тощо);

питання, що висвітлюється.

У разі наявності кількох видів документів із певної функції, що містять інформацію з одного питання, їх об’єднують із застосуванням терміна «документи», а в дужках наводяться їх основні види. Якщо неможливо перелічити всі види документів, застосовується словосполучення «та інші» або «тощо» (наприклад, «Документи (акти, довідки, специфікації, заявки тощо) про проведення ремонтних та профілактичних робіт»).

У заголовках щодо листування зазначаються питання та кореспонденти. При цьому питання не деталізуються, а найменування кореспондентів зазначаються узагальнено (наприклад, «Листування з банківськими установами з питань емісійно-касової роботи»).

4. Питання усунення дублетності документів, що містяться в різних фондах, у разі їх надходження до однієї державної архівної установи (архівного відділу міської ради) вирішується шляхом застосування у заголовках літерних позначень, наприклад:

Фінансово-економічні і кон'юнктурні огляди:

а) за місцем складання і затвердження;

б) в інших установах.

Звіти про технічну експлуатацію обладнання:

а) зведені;

б) річні;

в) надіслані підлеглими установами.

5. Літерні позначення також застосовуються у заголовках галузевого переліку з метою конкретизації питань, видів документів, наприклад:

Робоча документація:

а) на оригінальні вироби, машини, апарати (обладнання);

б) на дослідні зразки виробів;

в) на обладнання для виконання разових робіт.

6. Застосування замість літерних позначень знаків « - », « - » не допускається.

7. Форма викладення заголовків статей у галузевому переліку має бути єдиною, уніфікованою у всіх його розділах.

5. Визначення строків зберігання документів

1. Строки зберігання документів визначаються для кожної статті галузевого переліку та диференціюються у межах статті за відповідними ланками установ.

Строк зберігання документів у різних ланках галузевого переліку визначається з урахуванням двох основних критеріїв: значущість інформації, що міститься в документі, та її повторення в інших документах або документах різних установ.

2. При визначенні строків зберігання видів документів обов’язковим є використання нормативно-правових актів, які встановлюють строки зберігання певних видів галузевих документів, а також типових переліків. Встановлені нормативно-правовими актами та типовими переліками строки зберігання не можна скорочувати, а збільшення таких строків можливе у разі обґрунтування робочою групою практичної потреби в цьому.

3. Якщо для деяких видів документів строк зберігання не встановлено відповідним нормативно-правовим актом, визначення строків їх зберігання здійснюється шляхом оцінки культурної і практичної значущості певного виду або групи видів документів, об'єднаних у статті, вивчення змісту документів та зіставлення зі змістом інших документів. При цьому враховується роль певного документа у вирішенні конкретного завдання галузі та повторюваність його інформації в інших документах, а також роль і значення установ певної ланки, для документів якої встановлюється відповідний строк зберігання.

4. При визначенні строків зберігання необхідно проаналізувати зміст чинних раніше галузевих переліків, типових (примірних) номенклатур справ, стандартів, регламентів, інших нормативних документів, а також провести консультації з фахівцями галузі.

5. Строк зберігання документів може бути:

постійним;

тривалим (понад 10 років);

тимчасовим (до 10 років включно).

6. Строк зберігання «Постійно» встановлюється лише для документів, які відображають галузеві функції і містять основну інформацію про діяльність установ галузі. Такі документи мають культурну цінність, вносяться до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

7. Для документів, що мають практичне значення, встановлюються тривалі строки зберігання: 25 років, 50 років, 75 років, «До ліквідації установи».

8. Строк зберігання «До ліквідації установи» означає, що документи безстроково зберігаються в установі, а у разі її ліквідації підлягають повторній експертизі цінності. Залежно від результатів експертизи документи, що зачіпають права громадян, передаються за описами справ до архівних установ у порядку, визначеному законодавством.

9. Тимчасовий строк зберігання може бути конкретним: 1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, або умовним: «Доки не мине потреба», «До заміни новими».

Строк зберігання «Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк зберігання таких документів визначається самими установами, але не може бути меншим одного року.

10. До конкретного строку зберігання може додаватися позначка «ЕПК», яка означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення документів для установ - джерел формування НАФ приймає експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК) відповідного державного архіву.

Відмітка «ЕПК» проставляється до групи аналітичних та інформаційних документів із узагальненою назвою «документи», заголовків щодо листування, строк зберігання яких не менше 5 років.

11. Строк зберігання документів може уточнюватися в межах відповідної статті у графі «Примітка» (наприклад, примітки «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття з виробництва», «Після введення об'єкта в експлуатацію» вказують, що обчислення строку, зазначеного у відповідній(их) графі(ах) галузевого переліку, здійснюється із зазначеного моменту).

12. Примітки нумеруються арабськими цифрами і проставляються до строків їх зберігання (наприклад, 3 р.-¹; 5 р.-^{1, 2}). За наявності відмітки «ЕПК» номер примітки зазначається після строку зберігання перед цією відміткою (наприклад, 5 р.-¹ ЕПК). Як виняток, якщо надається пояснення загального характеру, номер примітки може бути проставлений до виду документа.

6. Складання довідкового апарату до галузевого переліку

1. Довідковий апарат до галузевого переліку документів включає:

загальні положення (вказівки) щодо його застосування;

список скорочень;

покажчик видів документів;

списки установ, включених до його ланок (за потреби);

зміст.

2. Загальні положення (вказівки) щодо застосування галузевого переліку є обов’язковою його частиною, що складається з двох або трьох розділів.

Два перших розділи є обов’язковими, третій розділ складається за потреби.

3. У першому розділі загальних положень (вказівок) зазначаються нормативно-правові акти і методичні посібники, на підставі яких розроблено відповідний галузевий перелік, мета та завдання галузевого переліку, сфера його застосування, а також роз’яснення щодо застосування галузевих переліків.

4. У другому розділі загальних положень (вказівок) наводяться опис Схеми та принцип її побудови (функціонально-галузевий або виробничо-галузевий), обґрунтовується принцип групування установ за ланками, а також викладаються правила застосування відміток «ЕПК» та включення документів до однієї статті «документи», порядок обчислення строків зберігання, наводяться приклади приміток і пояснюються їх значення.

5. У третьому розділі, що складається за потреби, описуються порядок проведення експертизи цінності документів та порядок відбору документів (справ) на архівне зберігання або для знищення.

6. Список скорочень включає скорочене слово або абревіатуру (наводиться з лівого боку аркуша) та його (її) розшифрування (наводиться з правого боку аркуша). Скорочення (абревіатури) у списку наводять у називному відмінку та розташовують в алфавітному порядку.

До списку вносять усі скорочення слів та понять, що вживаються у галузевому переліку, скорочені назви (абревіатури) установ, офіційно прийняті у відповідній галузі (наприклад, «техплан» - технічний план, «НАФ» - Національний архівний фонд, «ЕПК» - експертно-перевірна комісія, «ІТА» - інформаційне телеграфне агентство, «Пост.» - постійно, «ст.» - стаття переліку, «р.» - рік).

Скорочення (абревіатура) застосовується лише за умови його (її) неодноразового вживання у межах галузевого переліку.

7. Покажчик видів документів містить усі види документів галузевого переліку в називному відмінку, що розміщуються в алфавітному порядку, з посиланням на номери відповідних статей, які наводяться через кому, якщо їх кілька, наприклад:

АКТИ

на виконання реставраційно-ремонтних робіт 145, 308, 499;

про впровадження нової техніки і технологій 57, 78, 126.

У разі наявності кількох статей, що містять певний вид документа, номери таких статей зазначаються у валовому порядку через кому без детального розкриття питань, що містяться у відповідних статтях, наприклад:

ВІДОМОСТІ

інвентарні 187, 205, 216;

тарифікаційні 67, 90.

8. Покажчик видів документів складається відповідно до пункту 2 глави 4 цього розділу після схвалення проекту галузевого переліку.

9. Зміст та список скорочень дозволяється розміщувати як на початку, так і наприкінці галузевого переліку.

10. До галузевого переліку обов’язково оформлюється титульний аркуш за формою, наведеною у додатку 3 до цього Порядку.

7. Розгляд, погодження та затвердження галузевого переліку

1. Попереднім етапом розробки проекту галузевого переліку є обговорення та узгодження його ланок і Схеми з Укрдержархівом, після чого робоча група розпочинає підготовку проекту галузевого переліку.

Проект галузевого переліку надсилається на розгляд до відповідних установ галузі.

2. Доопрацьований за результатами рецензування проект галузевого переліку розглядає та схвалює ЕК державного органу, після чого подає його на розгляд та схвалення до Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву (далі - ЦЕПК).

3. Схвалений ЦЕПК галузевий перелік погоджує Голова Укрдержархіву, після чого він підлягає затвердженню розпорядчим документом відповідного державного органу.

4. Галузевий перелік уводиться в дію з 01 січня року, наступного за роком його затвердження.

5. Галузеві переліки періодично переглядаються з метою внесення змін. У разі суттєвих змін у системі чи структурі відповідної галузі, у разі зміни завдань або функцій, складу документів галузевий перелік необхідно доповнювати новими статтями, присвоюючи їм у порядку зростання номери, наступні за номером останньої статті діючого переліку, незалежно від порядкового номера розділу, до якого вони відносяться, або готувати його нову редакцію.

Директор Департаменту 
взаємодії з органами 
державної влади

І.С. Лозінський

Додаток 1 
до Порядку підготовки галузевих 
переліків документів із зазначенням 
строків їх зберігання 
(пункт 10 глави 2 розділу II)

ЗРАЗОК 
оформлення основної частини галузевого переліку 

У графі 1 статтям переліку присвоюють єдину наскрізну нумерацію.

У графі 2 формулюють заголовки статей.

У графах 3-7 визначають строки зберігання документів.

У графі 8 наводять примітки, які уточнюють зміст статті, конкретизують строк або місце зберігання документів.

Додаток 2 
до Порядку підготовки галузевих 
переліків документів із зазначенням 
строків їх зберігання 
(пункт 3 глави 3 розділу II)

ВІДОМОСТІ 
за результатами аналізу документування в установах галузі

____________________________________________ 
(найменування установи)

Додаток 3 
до Порядку підготовки галузевих 
переліків документів із зазначенням 
строків їх зберігання 
(пункт 10 глави 6 розділу II)

ПЕРЕЛІК 
документів, що створюються під час діяльності із зазначенням строків зберігання документів