ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 06.05.2025  № 2485/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК

Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), розглянула звернення щодо практичного застосування норм чинного законодавства та в межах компетенції повідомляє.

Платник податків у зверненні повідомив, що у процесі господарської діяльності виникає необхідність направлення працівників у службове відрядження. Працівниками у відрядженні використовується автомобільний транспорт.

Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питань:

1. Чи є транспортний квиток на проїзд автомобільним транспортом, оформлений з порушенням вимог, встановлених наказом Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України від 31.05.2024 № 502 "Про затвердження форм проїзних документів на проїзд пасажирів на маршрутах загального користування" (наявні не всі обов'язкові реквізити, заповнений не друкованим способом), документом, що підтверджує витрати працівника у відрядженні на проїзд до місця відрядження та в зворотному напрямку, які підлягають відшкодуванню працівнику Товариства?
2. Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП) працівники, направлені у відрядження, мають право на відшкодування понесених витрат. Якщо працівником Товариства надається проїзний квиток, який підтверджує витрати на проїзд, але не відповідає встановленій законодавством формі (не має всіх обов'язкових реквізитів, заповнений не друкованим способом), такі витрати підлягають відшкодуванню з включенням суми компенсації до оподатковуваного доходу працівника чи підлягають відшкодуванню без оподаткування?
3. 3. У якому порядку підлягають відшкодуванню витрати, понесені працівником у відрядженні, на проїзд міським транспортом загального користування (тролейбус, автобус, трамвай, метро тощо) у разі наявності лише розрахункового документа (платіжна інструкція або квитанція, виписка банку - емітента платіжної картки та/або відомості з рахунку) з рахунку банку - емітента платіжної картки, з якої здійснювалися ці розрахунки, який підтверджує оплату проїзду?

Щодо першого та другого питань

Питання гарантій і компенсацій при службових відрядженнях регламентуються ст. 121 КЗпП.

Так, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу.

Відповідно до п. 162.1 ст. 162 Кодексу платником податку на доходи фізичних осіб є, зокрема, фізична особа - резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.

Згідно з пп. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об'єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.

Перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку визначено п. 164.2 ст. 164 Кодексу, зокрема:

• сума надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу);
• дохід, отриманий таким платником як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 Кодексу) у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, що обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розділом IV Кодексу (пп. "г" пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).

Об'єктом оподаткування військовим збором, зокрема, для платників, зазначених у пп. 1 пп. 1.1 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу, є доходи, визначені ст. 163 Кодексу (пп. 1 пп. 1.2 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу).

Ставка військового збору становить, зокрема, для платників, зазначених у пп. 1 пп. 1.1 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу, - 5 відсотків від об'єкта оподаткування, визначеного пп. 1 пп. 1.2 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу, крім доходів, які оподатковуються за ставкою, визначеною пп. 4 пп. 1.3 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу (пп. 1 пп. 1.3 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу).

Разом з тим перелік доходів, які не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, встановлено ст. 165 Кодексу, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження (пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).

Відповідно до пп. 1.7 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу звільняються від оподаткування військовим збором доходи, що згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 165.1.36 п. 165.1 ст. 165, п. п. 3 і 4 п. 170.131 ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу.

Оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк визначено п. 170.9 ст. 170 Кодексу.

Відповідно до пп. "а" п. 170.9.1 ст. 170.9 Кодексу не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Зазначені в абзаці другому пп. "а" п. 170.9.1 ст. 170.9 Кодексу витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає.

Наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 23.04.2009 № 450 затверджено Порядок оформлення пасажирських перевезень на транспорті (далі - Порядок № 450), відповідно до п. 4 якого маршрут-квитанція - це розрахунковий документ установленої форми та змісту, сформований автоматизованою системою продажу проїзних (перевізних) документів відповідного виду транспорту і належним чином оформлений продавцем, який підтверджує оплату пасажиром вартості перевезення та послуг з його оформлення. Маршрут-квитанція є проїзним (перевізним) документом при перевезеннях пасажира та його багажу авіаційним, автомобільним, морським та річковим транспортом, проїзним (перевізним) документом з відкладеним друком при здійсненні перевезень залізничним транспортом у внутрішньому сполученні та при міжнародних перевезеннях всіма видами транспорту (крім авіаційного), а також є договором на перевезення пасажира та його багажу.

При цьому додатком 2 до Порядку № 450 передбачена форма маршрут-квитанції на перевезення автомобільним транспортом.

Відповідно до п. 13 Порядку № 450 надрукована маршрут-квитанція підлягає обов'язковій реєстрації шляхом роздрукування за допомогою реєстратора розрахункових операцій у правому нижньому куті маршрут-квитанції фіскального касового чека, який підтверджує реєстрацію розрахункової операції на повну суму вартості пасажирського перевезення (з відображенням у касовому чеку складових суми вартості за кожною ставкою податку на додану вартість окремо).

У разі технічної неможливості друкування реєстратором розрахункових операцій фіскального касового чека у правому нижньому куті маршрут-квитанції друкування такого чека здійснюється на зворотній стороні маршрут-квитанції.

Згідно з п. 15 Порядку № 450 маршрут-квитанція, яка не містить роздрукованого реєстратором розрахункових операцій фіскального касового чека, не є розрахунковим документом та не підтверджує факт укладання договору на перевезення пасажира та його багажу.

Маршрут-квитанція підтверджує право пасажира на здійснення поїздки відповідним видом транспорту, і обов'язок перевізника у випадках, передбачених Порядком № 450, оформити проїзний (перевізний) документ на бланку встановленого зразка за будь-який час до завершення посадки на транспортний засіб та здійснити якісне і безпечне перевезення пасажира та його багажу (п. 18 Порядку № 450).

Враховуючи викладене, підставою для не включення до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків суми відшкодованих йому витрат на проїзд є транспортний квиток, оформлений згідно з нормами чинного законодавства, та виконання усіх вимог, визначених п. 170.9 ст. 170 Кодексу.

Разом з тим, якщо зазначений транспортний квиток не відповідає вказаним вимогам, то сума відшкодування вартість такого квитка включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків з відповідним оподаткуванням.

Щодо третього питання

Відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Відповідно до ст. 68 Закону України від 07 грудня 2000 року № 2121-III "Про банки і банківську діяльність" банки зобов'язані вести бухгалтерський облік та складати фінансову звітність відповідно до Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон № 996) та міжнародних стандартів фінансової звітності.

Бухгалтерський облік має забезпечувати своєчасне та повне відображення всіх банківських операцій та надання користувачам достовірної інформації про стан активів і зобов'язань, результати фінансової діяльності та їх зміни.

При цьому згідно з п. 63 Положення про організацію бухгалтерського обліку в банках України, затвердженого постановою правління Національного банку України від 04.07.2018 № 75, із змінами, виписка з клієнтського рахунку може слугувати первинним документом, що підтверджує факт списання/зарахування коштів з/на цього/цей рахунку/рахунок клієнта, якщо вона містить такі реквізити:

1. назву документа (форми);
2. дату складання;
3. найменування клієнта/банку, прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності) фізичної особи;
4. зміст та обсяг операції (підстави для її здійснення) та одиницю її виміру за кожною операцією, відображеній у виписці з рахунку клієнта;
5. особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у складанні виписки з рахунку клієнта/печатку банку.

Разом з цим відповідно до частини першої ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Частиною другою ст. 9 Закону № 996 передбачено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити, визначені частиною другою ст. 9 Закону № 996.

Таким чином, у разі якщо платник податків (працівник) для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, то вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Крім того, з питання визначення первинних документів, на підставі яких юридична особа може здійснювати відшкодування витрат, понесених працівником під час відрядження, доцільно звернутися до Міністерства фінансів України, як центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку.

Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.

____________