НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

НАКАЗ

22.03.2016 N 64

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
15 квітня 2016 р. за N 567/28697
 

Про затвердження Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами
Національного агентства України з питань державної служби
№ 157 від 05.08.2016
№ 243 від 16.11.2016
№ 158-24 від 18.11.2024}

Відповідно до частини третьої статті 37 Закону України від 10 грудня 2015 року N 889-VIII "Про державну службу"

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, що додається.

2. Відділу кадрів і державної служби забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності одночасно з набранням чинності Законом України від 10 грудня 2015 року N 889-VIII "Про державну службу".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 Голова

К. О. Ващенко

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Національного
агентства України
з питань державної служби
22 березня 2016 року № 64
(у редакції наказу
Національного агентства
України з питань
державної служби
від 18 листопада 2024 року № 158-24)

Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
15 квітня 2016 р.
за № 567/28697

Порядок
ведення та зберігання особових справ державних службовців

I. Загальнi положення

1. Цей Порядок визначає вимоги щодо ведення та зберiгання особових справ державних службовців (далі — Особова справа), а також перелік документів, з яких формуються Особові справи.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про державну службу».

3. Мета ведення та зберiгання Особових справ — системне відображення інформації щодо вступу, проходження та припинення державної служби державним службовцем.

4. В Особовiй справi міститься інформація, що відображає відносини, які виникають у зв’язку зі вступом на державну службу, її проходженням та припиненням, iншi данi про державного службовця.

II. Ведення та оформлення документів Особових справ

1. Ведення Особової справи розпочинається одночасно зі вступом на державну службу або іншим призначенням на посаду державного службовця.

2. Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:

Особова картка державного службовця, оформлена відповідно до форми, затвердженої наказом Національного агентства України з питань державної служби від 19 травня 2020 року № 77-20, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 25 травня 2020 року за № 461/34744;

підписаний текст Присяги державного службовця (для особи, призначеної на посаду державної служби вперше);

копія документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;

копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

копії документів про вищу освіту, науковий ступінь (у разі наявності), вчене звання (у разі наявності);

копія трудової книжки (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;

копія військово-облікового документа (у разi наявності);

копії документів, які підтверджують належність державного службовця до категорії громадян, які мають додаткові гарантії (у разі наявності);

довідка про результати проведення спецiальної перевiрки (у разі її проведення) вiдповiдно до Закону України «Про запобiгання корупцiї» або копія відповідної довідки;

копії інших документів, необхідних для проходження служби, зокрема, відомості про склад сім’ї для дипломатичних службовців;

довідка про результати проведення перевiрки вiдповiдно до Закону України «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія;

заява про призначення на посаду;

копія акта про призначення на посаду;

витяг із протоколу засiдання конкурсної комiсiї в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

копiя акта органу вищого рiвня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державної служби;

копія державного сертифіката про рівень володіння державною мовою (витяг з реєстру державних сертифікатів про рівень володіння державною мовою), що підтверджує рівень володіння державною мовою, визначений Національною комісією зі стандартів державної мови (у випадках, передбачених законодавством);

примірник контракту про проходження державної служби (у разі укладення);

оригінал особистого розпорядження відповідно до частини четвертої статті 1 Закону України «Про одноразову грошову допомогу за шкоду життю та здоров’ю, завдану працівникам об’єктів критичної інфраструктури, державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування внаслідок військової агресії Російської Федерації проти України» (у разі складення).

3. Надалі в хронологічному порядку до Особової справи додаються: копії актів про зміни анкетних даних, біографічна довідка (у разі потреби) (додаток 1), матеріали оцінювання результатів службової діяльності (у разі потреби), завдання на строк випробування та звіт про їх виконання (у разі їх складання), акт передачі справ і майна (у разі звільнення з посади чи переведення на іншу посаду), копії розпорядчих документів про переведення на іншу посаду, про продовження строку перебування на державній службі та про припинення служби.

Державний службовець у разі зміни даних, які зазначені в Особовій картці, особисто повідомляє про такі зміни та надає відповідні документи службі управління персоналом.

4. Копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів додаються до Особової справи в разі необхідності (відповідна інформація вноситься працівником служби управління персоналом до Особової картки державного службовця).

5. Працiвник служби управління персоналом, отримуючи заповнені (написані) особою документи для формування Особової справи, перевіряє правильність їх заповнення та дотримання правил оформлення документів, передбачених інструкцією з діловодства відповідного державного органу. Копії документів перевіряються на їх вiдповiднiсть оригіналам та засвідчуються службою управління персоналом в установленому порядку.

6. Завірені в установленому порядку копії документів долучаються до Особової справи, а інформація про них вноситься до опису документів Особової справи згідно з додатком 2. Аркуш опису документів Особової справи розміщується за титульним аркушем такої справи.

7. Заяви щодо вступу, проходження та припинення служби в державному органі оформляються власноручно (або шляхом створення електронного документа з накладанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису) і підписуються із зазначенням дати їх подання.

8. Працівник служби управління персоналом реєструє Особову справу у журналі обліку Особових справ державних службовців (додаток 3) не пізніше 7 календарних днів з дня призначення державного службовця на посаду.

9. Особові справи систематизуються одним зі способів:

в алфавітному порядку;

за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису;

за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі облiку Особових справ державних службовців.

10. Кожна Особова справа формується в окрему папку формату А4, на титульному аркуші якої зазначаються прiзвище, власне iм’я, по батьковi (за наявності) державного службовця та реєстраційний номер такої Особової справи.

11. Особова справа ведеться в паперовій або електронній формі.

За наявності в державному органі інформаційної електронної системи, що передбачає можливість підготовки електронного документа, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, Особова справа може вестися у такій інформаційній електронній системі.

III. Зберігання Особових справ

1. Особовi справи є документами з обмеженим доступом i повинні зберiгатися в металевих шафах або сейфах, які надійно зачиняються і опечатуються, розміщених в адміністративних приміщеннях служби управління персоналом.

Особові справи, що ведуться в електронній системі відповідно до пункту 11 розділу II цього Порядку, можуть зберігатися в такій системі.

2. Особові справи державних службовців, які проходять державну службу, зберігаються окремо від Особових справ державних службовців, які припинили державну службу.

3. Обробка персональних даних, що містяться в Особовій справі, здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

4. Після звільнення державного службовця з державного органу його Особова справа залишається у службі управління персоналом і передається до архіву в порядку, визначеному відповідно до законодавства.

5. У разі призначення особи на посаду державної служби в державний орган, в якому вона раніше займала посаду державної служби, рекомендується використовувати сформовану раніше Особову справу, до якої долучається оновлена особова картка державного службовця.

6. Ведення та зберігання Особових справ забезпечується відповідальними за це працівниками служби управління персоналом.

{Порядок в редакції Наказу Національного агентства України з питань державної служби № 158-24 від 18.11.2024, з урахуванням змін, внесених Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 165-24 від 09.12.2024}

Начальник Відділу кадрів
і державної служби

Н.М. Готліб

Додаток 1
до Порядку ведення та
зберігання особових
справ державних службовців
(пункт 3 розділу ІІ)
 

БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА

{Додаток 1 в редакції Наказу Національного агентства України
з питань державної служби № 158-24 від 18.11.2024}

Додаток 2
до Порядку ведення та зберігання
особових справ державних службовців
(пункт 6 розділу II)

Опис
документів Особової справи

{Додаток 2 в редакції Наказу Національного агентства України
з питань державної служби № 158-24 від 18.11.2024}

Додаток 3
до Порядку ведення та зберігання
особових справ державних службовців
(пункт 8 розділу II)

Журнал
обліку особових справ державних службовців

{Додаток 3 в редакції Наказу Національного агентства України
з питань державної служби № 158-24 від 18.11.2024,
з урахуванням змін, внесених Наказом Національного агентства України
з питань державної служби № 165-24 від 09.12.2024}