МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ

НАКАЗ

15.08.2016  № 801

Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
09 вересня 2016 р. 
за № 1233/29363

Про затвердження Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в апараті МВС, центральних органах виконавчої влади, діяльність яких спрямовує і координує Міністр, бюджетних установах, що належать до сфери управління МВС

Відповідно до статті 22 Бюджетного кодексу України, Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 січня 2011 року № 59, Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 878,НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в апараті МВС, центральних органах виконавчої влади, діяльність яких спрямовує і координує Міністр, бюджетних установах, що належать до сфери управління МВС, що додається.

2. Департаменту фінансово-облікової політики МВС (Шевнін С.М.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Тахтая О.В.

Міністр

А.Б. Аваков

ЗАТВЕРДЖЕНО 
Наказ Міністерства 
внутрішніх справ України 
15.08.2016  № 801

Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
09 вересня 2016 р. 
за № 1233/29363

ПОЛОЖЕННЯ 
про організацію бухгалтерського обліку і звітності в апараті МВС, центральних органах виконавчої влади, діяльність яких спрямовує і координує Міністр, бюджетних установах, що належать до сфери управління МВС

I. Загальні положення

1. Це Положення визначає єдині організаційні засади ведення бухгалтерського обліку та складання звітності в апараті МВС, центральних органах виконавчої влади, діяльність яких спрямовує і координує Міністр внутрішніх справ, бюджетних установах, що належать до сфери управління МВС (далі - установи).

2. В установах ведуться бухгалтерський та управлінський обліки, які ґрунтуються на єдиній методологічній та інформаційній базі.

3. Бухгалтерський облік забезпечує своєчасне та повне відображення всіх операцій про виконання кошторисів, а також інших операцій, які не належать до виконання кошторисів, та надання користувачам інформації про стан активів та зобов'язань, результати виконання кошторисів та зміни в них.

На основі даних бухгалтерського обліку складається фінансова, бюджетна та інша звітність.

4. Установи забезпечують за допомогою автоматизованих засобів обробки інформації накопичення, узагальнення та зберігання операцій про виконання кошторисів, а також іншої інформації, яка не належить до виконання кошторисів розпорядників коштів нижчого рівня.

5. Управлінський облік забезпечує керівництво установ оперативною інформацією для планування, управління майном та коштами, оцінки і контролю за цільовим використанням бюджетних коштів.

6. Установи ведуть бухгалтерський облік і складають звітність у грошовій одиниці України. Операції в іноземній валюті відображаються в бухгалтерському обліку і звітності в грошовій одиниці України з перерахуванням її за офіційним валютним курсом, установленим Національним банком України на дату здійснення операції або на останній день звітного періоду.

7. Порядок організації роботи, функції та завдання структурних підрозділів бухгалтерської служби затверджуються наказом організаційно-розпорядчого характеру установи.

8. МВС розробляє на базі національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку методичні рекомендації щодо їх застосування в установах, які йому підпорядковані, з урахуванням специфіки їх діяльності.

9. Для розгляду основних питань, пов’язаних з виконанням МВС функцій головного розпорядника бюджетних коштів та організацією бухгалтерського обліку, у МВС утворюється Методологічна рада з бухгалтерського обліку.

На засіданнях Методологічної ради з бухгалтерського обліку приймаються рішення з питань введення нових субрахунків та застосування кореспонденції субрахунків, запровадження системи і форми управлінського обліку, автоматизованих систем обробки інформації в установах та інших питань, віднесених до її компетенції.

10. Керівник установи зобов'язаний:

створити необхідні умови для організації правильного ведення бухгалтерського обліку та складання звітності в установі;

забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог керівника бухгалтерської служби щодо дотримання порядку оформлення та подання для обліку первинних документів.

11. На працівників бухгалтерської служби не можуть покладатися обов’язки щодо зберігання і видачі матеріальних цінностей, реєстрації і видачі подорожніх листів, здійснення інших господарських операцій, які в подальшому відображаються ними в бухгалтерському обліку.

II. Загальні правила ведення бухгалтерського обліку в установах

1. Бухгалтерський облік повинен забезпечувати:

1) дотримання принципів бухгалтерського обліку та фінансової звітності;

2) взаємозв'язок даних синтетичного і аналітичного обліку;

3) хронологічне та систематичне відображення всіх операцій про виконання кошторисів у регістрах бухгалтерського обліку на підставі первинних документів та можливість відображення їх в агрегованому вигляді у звітності з метою аналізу та управління;

4) відображення детальної інформації про кожну операцію та параметри операцій для складання внутрішніх звітів з метою аналізу та контролю;

5) накопичення і систематизацію даних обліку в розрізі показників, необхідних для складання звітності.

2. Бухгалтерський облік про виконання кошторису в установах ведеться із застосуванням програмного забезпечення, за допомогою якого в автоматизованому режимі здійснюються накопичення, обробка, систематизація та передача інформації користувачам. До вибору та впровадження уніфікованої автоматизованої системи бухгалтерського обліку та звітності застосовується єдиний підхід.

Для спрощення та оптимізації взаємодії установ з органами Державної казначейської служби України може впроваджуватися електронний формат документообігу.

3. Організація автоматизованої реєстрації і обробки даних повинна забезпечити відображення всіх операцій, достовірність інформації, збереження її в електронному вигляді, а також можливість здійснення подальшого контролю.

4. Установи можуть вводити нові субрахунки із збереженням кодів (номерів) субрахунків плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та застосовувати кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення господарських операцій, що не передбачена кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов'язаннями бюджетних установ, затверджених нормативно-правовими актами центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію державної фінансової і бюджетної політики, які визначаються в положеннях про облікову політику.

Положення про облікову політику установ нижчого рівня затверджуються наказами організаційно-розпорядчого характеру керівників установ після їх погодження за підпорядкованістю установою вищого рівня.

5. Установи можуть запроваджувати систему і форми управлінського обліку і контролю господарських операцій за напрямами своєї діяльності для планування та прийняття рішень.

6. Для погодження рішення про проведення переоцінки об'єктів основних засобів з органом, уповноваженим управляти об’єктами державної власності, наказом керівника установи створюється комісія, яка визначає об’єкти основних засобів. Переоцінка об'єктів основних засобів проводиться суб’єктом господарювання, який відповідно до законодавства має право проводити оцінку державного майна, після надання згоди органом, уповноваженим управляти об’єктами державної власності, на її проведення.

7. Вибуття продуктів харчування та лікарських засобів в установах може оцінюватися за методом собівартості перших за часом надходження запасів.

ІІІ. Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку

1. Підставою для бухгалтерського обліку операцій з виконання кошторису в установах є первинні документи, які фіксують факти здійснення операцій. Первинні документи можуть складатися в паперовій формі та/або у вигляді електронних документів за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

2. Первинні документи як у паперовій формі, так і в електронному вигляді повинні мати обов'язкові реквізити, установлені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Документи (незалежно від способу виготовлення), які створюються в установах, мають бути особисто підписані уповноваженими особами установ, а їх підписи скріплені печаткою. На електронний документ накладається електронний цифровий підпис відповідно до вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

3. Подання первинних документів до бухгалтерської служби здійснюється структурними підрозділами установи відповідно до графіка документообігу, який установлюється наказом керівника установи.

Вимоги керівника бухгалтерської служби, який здійснює контроль за дотриманням графіка документообігу, щодо порядку оформлення та подання первинних документів та відомостей є обов'язковими для всіх структурних підрозділів установи.

4. Регістри бухгалтерського обліку (далі - регістри) операцій (відомості, книги, журнали, картки обліку тощо) забезпечують хронологічне, систематичне чи комбіноване накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів. Регістри повинні мати назву, період реєстрації операцій, прізвища і підписи або інші кодовані знаки, що дають змогу ідентифікувати осіб, які їх склали.

Записи в регістрах здійснюються на підставі первинних документів. Контроль за правильністю відображення операцій у регістрах здійснюють особи, які склали і підписали ці регістри. Форми регістрів, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації в них визначаються згідно з нормативно-правовими актами з питань упровадження типових форм обліку, затвердженими центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію державної фінансової і бюджетної політики.

5. Первинні документи, регістри, що пройшли обробку, та звітність підлягають обов'язковій передачі до архіву.

Порядок зберігання первинних документів, регістрів і звітності, що забезпечує їх схоронність в установах, затверджується керівником установи відповідно до вимог законодавства.

6. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів на машинних носіях інформації протягом 5 робочих днів наступного за звітним місяця (для книги «Журнал-Головна» - 7 робочих днів) виготовляються їх копії на паперових носіях, які формуються у справи в порядку, установленому для облікових документів, складених на паперових носіях.

7. Первинні документи, для яких установлена нумерація, нумеруються в порядку зростання в межах календарного року. Нумерація ведеться окремо за кожним видом документа (накладні, акти, рахунки, роздавальні відомості, реєстри, платіжні доручення тощо). Документи реєструються у відповідних книгах реєстрації.

8. Первинні документи комплектуються і брошуруються за кожний місяць у справи в порядку їх запису в меморіальних ордерах, накопичувальних відомостях. Якщо кількість документів незначна, то їх брошурування можна проводити за три місяці. Аркуші справи нумеруються нумератором або олівцем під час їх формування і підшивання. На обкладинці справи записуються: найменування підрозділу бухгалтерської служби, назва i порядковий номер папки, справи, звітний період - місяць і рік, кількість аркушів у справі та строк її зберігання.

9. У разі здійснення запису первинного документа в кількох меморіальних ордерах, накопичувальних відомостях копії першої сторінки документа з написом, у якій справі зберігається оригінал цього документа, долучаються до відповідних справ.

10. У первинних документах, що надійшли до бухгалтерської служби, перевіряються повнота та правильність оформлення, заповнення реквізитів, а також зміст i законність здійснення господарських операцій. Особи, що склали i підписали документи, несуть відповідальність за достовірність даних, а також за своєчасне та якісне складання первинних документів.

11. Видаткові грошові документи, оплачені готівкою, у тому числі документи, що додаються до авансових звітів підзвітних осіб, гасяться шляхом проставляння штампа «Сплачено» (із зазначенням дати) особою, яка здійснювала оплату за документом. Усі документи, додані до прибуткових i видаткових касових ордерів, а також ті, що є підставою для нарахування заробітної плати, підлягають погашенню штампом або записом від руки «Одержано» чи «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

12. Усі меморіальні ордери, накопичувальні відомості один раз на місяць реєструються в книзі «Журнал-Головна».

13. Меморіальні ордери підписуються уповноваженими працівниками бухгалтерської служби протягом 5 робочих днів місяця, наступного за звітним.

На всіх документах, що є додатками до меморіального ордера, робиться відмітка (штамп) «До меморіального ордера № ___ за _______ 20___ р.».

14. Аналітичний облік ведеться в облікових регістрах (книги, картки, накопичувальні відомості, форми автоматизованого обліку тощо). У книгах обліку до початку записів нумеруються всі сторінки. На останній сторінці книги робиться запис: «У цій книзі всього пронумеровано ___ сторінок», який засвідчується підписом керівника підрозділу бухгалтерської служби. На обкладинках кожної книги зазначаються календарний рік, в якому вона ведеться, та найменування юридичної особи. У книзі записується зміст відкритих у ній субрахунків. У випадках перенесення записів на іншу сторінку в змісті за вказаним субрахунком робиться відмітка про це із зазначенням номерів нових сторінок. За наявності в книгах після закінчення календарного року вільних аркушів вони можуть бути використані для записів операцій наступного року. У таких випадках книги здаються до архіву один раз на два роки.

15. Після закінчення установлених термінів зберігання в структурних підрозділах бухгалтерської служби первинні документи, облікові регістри та звітність, що підлягають подальшому зберіганню, передаються до відповідних архівів. Документи, що засвідчують здавання справ до архіву, зберігаються в бухгалтерській службі постійно.

Справи, які містять документи, за якими не завершено розрахунки або ведеться претензійно-позовна робота, передаються до архіву після завершення цієї роботи.

16. Документи (договори, листи, акти, звіти, довідки), записи щодо яких не вносяться до меморіальних ордерів, накопичувальних відомостей та які не входять до відповідних справ, формуються у справи та зберігаються відповідно до вимог законодавства.

17. Видача первинних документів, облікових регістрів та звітності з місць їх зберігання працівникам інших структурних підрозділів установи проводиться лише за рішенням керівника бухгалтерської служби.

18. Копії первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітів можуть бути вилучені з установи лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами України.

Вилучення (виїмка) оригіналів первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітів проводиться на підставі ухвали слідчого судді, суду про тимчасовий доступ до речей і документів та в порядку і з дотриманням вимог Кримінального процесуального кодексу України.

Представник установи зобов'язаний отримати від особи, що пред'явила ухвалу, такі документи: копію ухвали, опис документів, які вилучаються на виконання ухвали; копію протоколу про вилучення (виїмку) документів у разі його складення.

Установа зобов'язана виготовити копії первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітів, що вилучаються, які засвідчуються підписом представника установи. Ці копії документів залишаються в установі замість вилучених оригіналів та зберігаються у справах, з яких були вилучені їх оригінали, з відповідною відміткою про вилучення.

Установа зберігає в окремій справі копії ухвал слідчого судді, описи документів, які вилучалися на виконання ухвал, копії протоколів про вилучення (виїмку) документів, протоколів обшуку або огляду.

У разі повернення представниками уповноважених органів раніше вилучених документів такі документи приймаються під підпис керівником установи (його заступником) або головним бухгалтером установи (його заступником). Зазначені документи разом із рішенням про повернення вилучених документів підшиваються до тих самих томів, з яких вони були вилучені.

IV. Складання та надання звітності

1. Фінансова та бюджетна звітність про виконання кошторисів складається відповідно до вимог законодавства на основі даних бухгалтерського обліку.

Форми фінансової та бюджетної звітності установлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію державної фінансової і бюджетної політики.

2. Зміни даних фінансової та бюджетної звітності внаслідок допущених помилок, що належать як до поточного, так і до минулих бюджетних періодів, проводяться в тому звітному періоді, в якому були виявлені помилки.

3. На основі даних управлінського обліку складається звітність про стан та результати діяльності установ, яка використовується керівниками установ для планування та здійснення контролю за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, та вдосконалення бухгалтерського обліку.

4. Порядок складання та подання звітності на основі даних управлінського обліку встановлюються МВС відповідно до законодавства.

Директор Департаменту 
фінансово-облікової політики 
МВС

С.М. Шевнін