ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
охорони здоров'я України
06.05.2014 № 299
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
28 травня 2014 р.
за № 557/25334
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за запитами на публічну інформацію у Міністерстві охорони здоров'я України
1. Ця Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації та розгляду запитів на публічну інформацію (далі - Запити) відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Міністерстві охорони здоров'я України, контролю за наданням відповідей на Запити.
2. Дія цієї Інструкції не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян.
3. Терміни, що вживаються у цій Інструкції, мають значення, наведені в Законі України «Про доступ до публічної інформації».
ІІ. Порядок прийому Запитів та їх попередній розгляд
1. Запити можуть надходити до МОЗ України в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, за допомогою телефонного та факсимільного зв’язку, електронною поштою, подані особисто):
1) Запити, що надійшли до МОЗ України поштою, приймаються у пункті реєстрації вхідної кореспонденції та передаються для реєстрації до підрозділу з питань організації доступу до публічної інформації у день їх надходження;
2) Запит може бути поданий громадянином особисто до приймальні громадян МОЗ України у робочі години.
Запитувач може залучити іншу фізичну особу для безпосередньої доставки письмового Запиту в МОЗ України, при цьому перевірка повноважень такої фізичної особи не проводиться;
3) запитувачі інформації з обмеженими фізичними можливостями можуть скористатися спеціальним місцем для подання письмових Запитів у приймальні громадян МОЗ України;
4) Запити, що надійшли до МОЗ України за допомогою телефонного та факсимільного зв’язку або електронною поштою, приймаються безпосередньо працівниками підрозділу з питань організації доступу до публічної інформації. Протягом робочого дня мінімум двічі здійснюється перевірка електронної пошти. Запит, поданий за допомогою телефонного зв’язку, приймається працівником підрозділу з питань організації доступу до публічної інформації та фіксується шляхом внесення усіх необхідних даних до форми Запиту;
5) у разі надходження Запиту, в якому порушується питання надання інформації про особу, обов’язково з’ясовується наявність у запитувача інформації повноважень на одержання такої інформації.
2. Попередній розгляд Запитів здійснюється відразу після їх отримання підрозділом з питань діловодства (далі - служба діловодства).
Попередній розгляд Запитів здійснюється у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.
Метою попереднього розгляду є аналіз відповідності Запитів Закону України «Про доступ до публічної інформації». На цій стадії здійснюється відбір документів, що підлягають реєстрації у встановленому цією Інструкцією порядку, а також таких, що реєструються відповідно до вимог законодавства про звернення громадян.
ІІІ. Реєстрація запитів
1. Усі Запити та відповіді на них підлягають обов’язковій реєстрації у системі електронного документообігу МОЗ України (далі - СЕД) у день їх отримання службою діловодства.
2. Усі Запити реєструються за допомогою модуля «Запити публічної інформації», що є складовою СЕД, при реєстрації створюється реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК) СЕД (додаток 1), де автоматично формується реєстраційний номер, що складається з таких частин: порядкового номера, літерного індексу «ЗПІ» та останніх двох цифр року реєстрації, наприклад: 100/ЗПІ-13.
На першому аркуші оригіналу Запиту в правому нижньому куті проставляється відмітка про його надходження до МОЗ України за допомогою унікального штрих-коду, який автоматично формується СЕД. Елементами штрих-коду є повне найменування МОЗ України, реєстраційний індекс, дата, година і хвилина присвоєння Запиту реєстраційного індексу в СЕД.
Зареєстрований документ сканується в СЕД та долучається до РКК.
3. Після реєстрації Запити невідкладно передаються на розгляд Міністру охорони здоров’я України або його заступникам відповідно до розподілу функціональних обов’язків з метою визначення виконавця.
4. Розглянутий Запит із резолюцією передається до підрозділу з питань організації доступу до публічної інформації для внесення змісту резолюції в РКК.
Запит передається до структурного підрозділу МОЗ України, який відповідно до резолюції керівництва визначено відповідальним, для розгляду та надання відповіді запитувачу.
Факт передачі запитів до профільних структурних підрозділів фіксується шляхом проставляння відмітки в РКК документа.
Етапи проходження Запитів у МОЗ України обов’язково відображаються в РКК СЕД.
5. Якщо запитувана інформація належить до сфери діяльності двох або більше підрозділів МОЗ України, головний виконавець надає копії Запиту всім співвиконавцям, зазначеним у резолюції. Співвиконавці надають інформацію відповідно до компетенції головному виконавцю не пізніше ніж за два дні до настання контрольного строку виконання.
6. Якщо виконавцем Запиту визначено лише підрозділ з питань організації доступу до публічної інформації, то на вимогу відповідальної особи з питань організації доступу до публічної інформації структурний підрозділ (чи підрозділи), де знаходиться запитувана інформація, не пізніше ніж за два дні до настання контрольного строку виконання надає (надають) копію запитуваного документа (інформації) для узагальнення та підготовки відповіді.
7. Строк розгляду Запитів на інформацію визначається відповідно до статті 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
ІV. Надання відповідей на Запити
1. Виконання Запиту передбачає збирання й опрацювання необхідної інформації, документів, оформлення проекту відповіді на Запит на паперовому носії, його узгодження із співвиконавцями та подання на підпис.
2. Оформлення відповідей на Запити та строки виконання:
1) відповідь на Запит надається не пізніше 5 робочих днів з дня його отримання;
2) відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання Запиту, якщо він стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян;
3) якщо Запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед великої кількості даних, строк надання відповіді може бути продовжений до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Заявнику повідомляється про продовження строку розгляду в письмовій формі не пізніше 5 робочих днів з дня отримання Запиту;
4) якщо МОЗ України не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності йому відомо або має бути відомо, хто нею володіє, цей Запит обов’язково направляється належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача;
5) у разі якщо задоволення Запиту передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.
3. У задоволенні Запиту може бути відмовлено в таких випадках:
1) МОЗ України не володіє і не зобов’язане відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено Запит;
2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 5 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
3) особа, яка подала Запит на інформацію, не оплатила передбачені статтею 21 Закону України «Про доступ до публічної інформації» фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком;
4) недотримано вимог щодо оформлення Запиту.
4. Відмова в задоволенні Запиту надається у письмовій формі. У відмові в задоволенні Запиту на інформацію має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд Запиту, дату відмови, мотивовану підставу відмови, порядок оскарження відмови та підпис керівника.
Відповідь про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті Запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.
5. Якщо запитуваний документ містить інформацію з обмеженим доступом, зазначена інформація має надаватися розпорядником інформації, якщо він правомірно оприлюднив її раніше. Інформація з обмеженим доступом має надаватися розпорядником, якщо немає законних підстав для обмеження у доступі до такої інформації, які існували раніше.
6. Відповідь на Запит оформляється відповідно до Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров’я України, затвердженої наказом МОЗ України від 25 лютого 2014 року № 143. Другий примірник відповіді (або супровідного листа) обов’язково візується безпосереднім виконавцем, керівником відповідального підрозділу МОЗ України, виконавцями, що зазначені в резолюції керівництва.
7. Відповіді на Запити підписує Міністр охорони здоров’я України або один із його заступників відповідно до розподілу обов’язків.
8. Відстрочка в задоволенні Запиту допускається у разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в строки, передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації», у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
9. Присвоєння реєстраційного індексу відповідям на Запити здійснюється централізовано службою діловодства.
Вихідний реєстраційний індекс формується у СЕД та складається з індексу за номенклатурою справ, вхідного реєстраційного індексу та порядкового номера, наприклад: 03.3 - 100/ЗПІ-13/200, де 03.3 - індекс за номенклатурою справ, 100/ЗПІ-13 - вхідний реєстраційний індекс, 200 - порядковий номер.
V. Відправлення запитів
1. Відповідь на Запит направляється у спосіб, обраний запитувачем (згідно з вказаною ним поштовою адресою, адресою електронної пошти тощо).
2. Відправлення відповіді на паперовому носії на поштову адресу здійснюється службою діловодства в установленому законодавством порядку.
3. За потреби надання відповіді на Запит електронною поштою виконавець (або особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі) здійснює пересилання запитувачу відповіді у сканованій формі.
Після здійснення відправлення звіт про відправлення заявнику із зазначеними адресою, датою відправлення та інформацією, що міститься у відправленому файлі, роздруковується. Зазначений звіт долучається до справи та зберігається у встановленому законодавством порядку.
4. Відповіді на Запити опрацьовуються і надсилаються централізовано службою діловодства в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
5. Усі документи щодо листування за Запитами формуються за номенклатурою справ та зберігаються у встановленому порядку відповідно до Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров’я України, затвердженої наказом МОЗ України від 25 лютого 2014 року № 143.
VІ. Контроль за виконанням Запитів
1. Копія вихідного листа з усіма додатками надається до підрозділу з питань організації доступу до публічної інформації для зняття з контролю у СЕД.
Процедура зняття з контролю передбачає внесення відповідних даних у РКК СЕД з метою продовження строку виконання або припинення контролю виконання Запиту як такого, що був виконаний.
2. Організацію контролю за виконанням Запитів здійснює керівник підрозділу з питань організації доступу до публічної інформації.
3. Контроль за виконанням Запитів включає перевірку дотримання виконавцями вимогЗакону України «Про доступ до публічної інформації» при наданні відповідей.
4. Контрольний строк розгляду Запитів зазначається в РКК СЕД.
5. Автоматизований контроль за виконанням Запитів є складовою СЕД та передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.
6. Запит вважається виконаним після направлення остаточної відповіді запитувачу.
7. Узагальнена інформація про результати виконання Запитів систематично аналізується, узагальнюється (додаток 2) і оприлюднюється (щомісяця) шляхом розміщення на офіційному веб-сайті МОЗ України.
8. У разі встановлення порушень строків розгляду Запитів відповідальна особа з питань організації доступу до публічної інформації доповідає про це безпосередньому керівнику для подальшої доповіді керівництву МОЗ України, у тому числі на апаратних нарадах, з метою вжиття відповідних заходів реагування.
