МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ

НАКАЗ

23.04.2018  № 182

Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
18 травня 2018 р. 
за № 610/32062

Про затвердження Положення про консульський збір України та Інструкції про порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульських надходжень та проведення звірок фактичних консульських надходжень в закордонних дипломатичних установах України

Відповідно до статті 57 Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України від 02 квітня 1994 року № 127, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

Положення про консульський збір України;

Інструкцію про порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульських надходжень та проведення звірок фактичних консульських надходжень в закордонних дипломатичних установах України.

2. Визнати такими, що втратили чинність, наказ Міністерства закордонних справ України від 05 січня 2011 року № 3 «Про затвердження Положення про консульський збір України», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 31 січня 2011 року за № 131/18869, наказ Міністерства закордонних справ України від 27 липня 2011 року № 199 «Про внесення змін до наказу Міністерства закордонних справ України від 05 січня 2011 року № 3», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 18 серпня 2011 року за № 984/19722, наказ Міністерства закордонних справ України від 04 лютого 2013 року № 39 «Про внесення змін до наказу Міністерства закордонних справ України від 05 січня 2011 року № 3», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 26 лютого 2013 року за № 316/22848.

3. Департаменту консульської служби забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

4. Управлінню генерального секретаріату довести цей наказ до відома заступника Міністра з питань європейської інтеграції, заступників Міністра, державного секретаря, керівників структурних підрозділів апарату МЗС, представництв МЗС на території України та закордонних дипломатичних установ України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря А.І. Заяця.

6. Цей наказ набирає чинності з першого числа місяця, що настає за місяцем його офіційного опублікування.

Т.в.о. Міністра 
закордонних справ України

О.В. Зеркаль

ПОГОДЖЕНО:

Міністр фінансів України

О.О. Данилюк 

Голова Державної 
казначейської служби України

Т.Я. Слюз

ЗАТВЕРДЖЕНО 
Наказ Міністерства 
закордонних справ України 
23.04.2018 № 182

Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
18 травня 2018 р. 
за № 610/32062

ПОЛОЖЕННЯ 
про консульський збір України

1. Консульський збір справляється за вчинення консульських дій, які вчиняються за кордоном і на території України відповідно до Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України від 02 квітня 1994 року № 127.

2. Консульський збір справляють Департамент консульської служби МЗС (далі - ДКС), представництва МЗС на території України (далі - Представництва), дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном (далі - ЗДУ).

3. Тарифи консульського збору, що справляється за оформлення віз для в’їзду в Україну і транзитного проїзду через її територію, встановлюються Правилами оформлення віз для в’їзду в Україну і транзитного проїзду через її територію, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 01 березня 2017 року № 118.

У разі якщо іноземна держава справляє за оформлення віз для громадян України консульський збір, що перевищує розмір тарифної ставки консульського збору, встановленої Правилами оформлення віз для в’їзду в Україну і транзитного проїзду через її територію, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 01 березня 2017 року № 118, ЗДУ за оформлення віз громадянам такої держави справляють консульський збір з урахуванням принципу взаємності за погодженням з МЗС.

4. Тарифи консульського збору у національній валюті, що справляється за вчинення консульських дій на території України Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України і представництвами Міністерства закордонних справ України на території України, за винятком тарифів консульського збору, зазначених у пункті 3 цього Положення, наведено у додатку 1 до цього Положення.

Консульський збір з нерезидентів України може справлятися також у будь-якій вільно конвертованій валюті, яка належить до I групи класифікатора валют Національного банку України, за офіційним курсом Національного банку України національної валюти України до відповідної іноземної валюти на день звернення щодо вчинення консульської дії, якщо інше не передбачено законодавством.

Строки вчинення консульських дій ДКС і Представництвами у звичайному та терміновому порядках визначаються у встановленому законодавством порядку.

5. Тарифи консульського збору в доларах США, що справляється за вчинення консульських дій закордонними дипломатичними установами України, за винятком тарифів консульського збору, зазначених у пункті 3 цього Положення, а також тарифи консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій закордонними дипломатичними установами України, які розташовані в державах, на території яких євро є законним засобом платежу (далі - держави Єврозони), наведено у додатку 2 до цього Положення.

Перерахунок у євро визначеної у доларах США тарифної ставки консульського збору здійснюється за середнім офіційним курсом гривні до долара США та євро, що встановлює Національний банк України, за календарний рік, що передує року, в якому передбачається затвердження тарифів консульського збору.

Тарифи консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій ЗДУ в євро, визначаються в цілих числах.

МЗС доводить до відома ЗДУ в державах Єврозони середній крос-курс долара США до євро для перерахунку встановлених у доларах США тарифів консульського збору, що справляється за оформлення віз в ЗДУ.

Глави дипломатичних представництв України, розташованих у державах Єврозони, затверджують тарифи консульського збору, що справляється за оформлення віз у євро, із застосуванням доведеного МЗС середнього крос-курсу долара США до євро. Копія наказу надсилається до всіх консульських установ України на території держави місцезнаходження для застосування під час вчинення консульських дій.

6. Консульський збір за вчинення консульських дій справляється ЗДУ в національній валюті держави місцезнаходження, держави зони відповідальності, встановленої ДКС (далі - держави зони відповідальності), або за бажанням заявника - в доларах США. У разі постійної суттєвої зміни обмінного курсу національної валюти держави місцезнаходження (держави зони відповідальності) до долара США (понад 5% протягом двох місяців) за попереднім погодженням з МЗС ЗДУ можуть справляти консульський збір тільки в доларах США.

7. Глави дипломатичних представництв України (за винятком дипломатичних представництв України, розташованих в державах Єврозони) затверджують тарифи консульського збору, що справляються за вчинення консульських дій, у національній валюті держави місцезнаходження (держави зони відповідальності).

У наказі про затвердження тарифів консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій, також визначаються дата початку застосування нових тарифів, строки вчинення консульських дій у звичайному та терміновому порядках.

Зразок Тарифів консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій закордонними дипломатичними установами України у доларах США та національній валюті держави місцезнаходження, наведено в додатку 3 до цього Положення.

Перерахунок в національну валюту держави місцезнаходження (держави зони відповідальності) визначеної у доларах США тарифної ставки консульського збору, в тому числі тарифної ставки, що справляється за оформлення віз на умовах взаємності, проводиться ЗДУ за обмінним курсом національної валюти до долара США, встановленим центральним (національним) банком держави місцезнаходження (держави зони відповідальності) на день затвердження тарифів консульського збору.

У разі суттєвої різниці (понад 7%) між обмінним курсом національної валюти до долара США, встановленим центральним (національним) банком держави місцезнаходження, та обмінним курсом національної валюти до долара США, встановленим комерційним банком, в якому відкритий поточний банківський рахунок закордонної дипломатичної установи для зарахування коштів, отриманих за вчинення консульських дій (далі - комерційний банк), з метою забезпечення повноти справляння консульського збору допускається використання обмінного курсу національної валюти до долара США, встановленого комерційним банком, при здійсненні перерахунку в національну валюту визначеної у доларах США тарифної ставки консульського збору.

Тарифи консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій ЗДУ в національній валюті держави місцезнаходження (держави зони відповідальності), визначаються в цілих числах.

Тарифи в національній валюті держави місцезнаходження, підписані консульською посадовою особою, спеціалістом з фінансових питань та затверджені главою дипломатичного представництва України, є також обов’язковими для застосування консульськими установами України, розміщеними в державі місцезнаходження. До консульських установ України на території держави місцезнаходження надсилається копія наказу.

Якщо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності покладено за сумісництвом на спеціаліста з фінансових питань іншої закордонної дипломатичної установи, проект тарифів консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій, узгоджується з ним засобами електронного зв’язку.

8. Під час здійснення виїзного консульського обслуговування на території держав зони відповідальності, які мають різні національні валюти, консульський збір справляється в доларах США, національній валюті держави місцезнаходження або національній валюті держави зони відповідальності у безготівковій формі.

Кошти, отримані за вчинення консульських дій (далі - консульські надходження) під час здійснення виїзного консульського обслуговування до держав зони відповідальності, зараховуються на поточний банківський рахунок ЗДУ у національній валюті держави місцезнаходження або доларах США за обмінним курсом на день зарахування.

Механізм справляння консульського збору під час здійснення виїзного консульського обслуговування до держав зони відповідальності визначається наказом закордонної дипломатичної установи.

9. Тарифи консульського збору, що справляється у національній валюті держави місцезнаходження (держави зони відповідальності), в обов’язковому порядку переглядаються дипломатичними представництвами України у разі зміни у бік зростання або зниження обмінного курсу національної валюти держави місцезнаходження (держави зони відповідальності) до долара США понад 5% протягом двох місяців.

10. Переглянуті тарифи консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій, зазначені в пункті 7 цього Положення, вводяться в дію наказом глави дипломатичного представництва України та надсилаються для застосування всіма консульськими установами, розміщеними в державі місцезнаходження (із зазначенням дати початку застосування нових тарифів, строків вчинення консульських дій у звичайному та терміновому порядках).

11. Консульська дія вчиняється в терміновому порядку за бажанням заявника у разі можливості її вчинення в такому порядку.

У разі вчинення консульської дії в терміновому порядку консульський збір справляється у подвійному розмірі, якщо інше не передбачено законодавством України.

12. Пільги щодо сплати консульського збору застосовуються у випадках, передбачених законодавством України та чинними міжнародними договорами України.

Від сплати консульського збору за оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон звільняються особи, які не досягли 16-річного віку.

13. Сплата заявниками (платниками) консульського збору за вчинення консульських дій МЗС та Представництвами і зарахування його до державного бюджету здійснюються відповідно до Порядку казначейського обслуговування доходів та інших надходжень державного бюджету, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29 січня 2013 року № 43, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19 лютого 2013 року за № 291/22823.

14. Повернення сплаченого заявниками (платниками) консульського збору (якщо інше не передбачено законодавством) здійснюється за умови, якщо заявку про повернення коштів подано протягом року з дня зарахування (сплати) консульського збору до державного бюджету.

Повернення заявникам (платникам) помилково та/або надміру сплачених сум консульського збору, що справляється на території України, здійснюється органами Державної казначейської служби України відповідно до наказу Міністерства фінансів України від 03 вересня 2013 року № 787 «Про затвердження Порядку повернення коштів, помилково або надміру зарахованих до державного та місцевих бюджетів», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 вересня 2013 року за № 1650/24182.

Повернення заявникам (платникам) помилково та/або надміру сплачених сум консульського збору, що справляється за межами України, здійснюється спеціалістом з фінансових питань або відповідальною особою на підставі заяви платника, підтвердження про сплату консульського збору та письмового дозволу керівника ЗДУ у вигляді резолюції на службовій записці консульської посадової особи, в якій зазначаються причини повернення.

15. Відшкодування заявниками (платниками) витрат ЗДУ, пов’язаних із виконанням запитів ДКС та Представництв щодо витребування та засвідчення документів у державі місцезнаходження для заявників, які проживають в Україні, здійснюється шляхом оплати в Україні гривневого еквіваленту витраченої ЗДУ суми іноземної валюти на бюджетні рахунки для зарахування консульських надходжень, відкриті в органах Державної казначейської служби України, за відповідним кодом класифікації доходів бюджету.

16. Оплата заявниками (платниками) консульської дії з легалізації документів, що вчиняється ЗДУ за запитами ДКС та Представництв для заявників, які проживають в Україні, здійснюється шляхом оплати в Україні гривневого еквіваленту тарифної ставки, зазначеної в додатку 2 до цього Положення, на поточні банківські рахунки для зарахування консульських надходжень, відкриті в органах Державної казначейської служби України, за відповідним кодом класифікації доходів бюджету.

17. У разі вчинення нотаріальної дії за межами ЗДУ, за винятком тих, що вчиняються під час проведення виїзних консульських обслуговувань, заявники (платники) відшкодовують витрати, пов’язані з виїздом консульської посадової особи.

Відшкодуванню також підлягають витрати, пов’язані з пересилкою документів засобами поштового зв’язку, крім відповідей громадянам, що надаються у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян».

18. Консульський збір, що справляється за вчинення консульської дії:

ЗДУ в іноземній валюті - зараховується на окремий поточний рахунок цієї установи, відкритий у банківській установі держави місцезнаходження, або в окремих випадках - вноситься до каси ЗДУ з подальшим зарахуванням у встановленому порядку до доходів Державного бюджету України. Використання цих коштів здійснюється згідно із законодавством України;

ДКС чи Представництвами в національній валюті України - переказується заявниками (платниками) на бюджетні рахунки для зарахування консульських надходжень, відкриті в органах Державної казначейської служби України, за відповідним кодом класифікації доходів бюджету;

ДКС за оформлення віз в електронному вигляді, за які консульський збір сплачується у безготівковій формі з використанням електронних платіжних засобів через веб-сайт МЗС,- зараховується у встановленому порядку до доходів Державного бюджету України.

19. ДКС веде облік консульських зборів за вчинення консульських дій:

з питань оформлення віз на території України - з використанням технічних можливостей візової інформаційно-телекомунікаційної системи;

з питань легалізації документів - у книзі реєстрації легалізованих документів відповідно до Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за № 535/6823;

з питань витребування документів - у книзі реєстрації консульських дій щодо витребування документів;

з питань проставлення апостиля - в Журналі реєстрації проставлення апостиля відповідно до вимог наказу Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5 «Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472.

20. Облік надходжень коштів, отриманих за вчинення консульських дій ЗДУ, ведеться спеціалістами з фінансових питань ЗДУ, а інформація щодо облікових показників узагальнюється Фінансовим департаментом МЗС.

Фінансовий департамент МЗС щомісяця отримує від Державної казначейської служби України інформацію щодо загальної суми консульських надходжень, зарахованих до державного бюджету за кодом класифікації доходів бюджету 22060000 «Кошти, отримані за вчинення консульських дій», та передає її до ДКС.

З метою забезпечення постійного контролю за надходженням коштів, отриманих за вчинення консульських дій Представництвами, бухгалтерії Представництв щомісяця отримують від головних управлінь Державної казначейської служби України інформацію щодо суми надходжень за кодом класифікації доходів бюджету 22060000 «Кошти, отримані за вчинення консульських дій».

21. Консульська посадова особа забезпечує правильність застосування тарифних ставок консульського збору та відповідає за повноту справляння консульського збору. Керівник та спеціаліст з фінансових питань закордонної дипломатичної установи України здійснюють контроль за правильністю застосування тарифних ставок консульського збору та повнотою справляння консульського збору консульською посадовою особою, забезпечують цільове спрямування коштів та подання відповідних звітів.

22. ЗДУ щомісяця складають і подають до МЗС звіт про обсяги коштів, що отримані в іноземній валюті за вчинення консульських дій і підлягають зарахуванню до загального фонду державного бюджету.

23. Звіти про надходження коштів, отриманих за вчинення консульських дій за межами України, та їх використання складаються та подаються МЗС Міністерству фінансів України та Державній казначейській службі України у встановленому законодавством порядку.

Директор Департаменту 
консульської служби

С.О. Погорельцев

Додаток 1 
до Положення 
про консульський збір України 
(пункт 4)

ТАРИФИ 
консульського збору у національній валюті, що справляється за вчинення консульських дій на території України Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України і представництвами Міністерства закордонних справ України на території України

__________ 
*Додатково відшкодовуються витрати, зазначені у пункті 15 Положення про консульський збір України, а також справляється консульський збір за вчинення консульських дій, зазначених у пункті 16 Положення про консульський збір України.

Додаток 2 
до Положення 
про консульський збір України 
(пункт 5)

ТАРИФИ 
консульського збору в доларах США та євро, що справляється за вчинення консульських дій закордонними дипломатичними установами України

Додаток 3 
до Положення 
про консульський збір України 
(пункт 7)

ЗРАЗОК

ТАРИФИ 
консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій закордонними дипломатичними установами України у доларах США та національній валюті держави місцезнаходження

ЗАТВЕРДЖУЮ 
Керівник закордонної 
дипломатичної установи 
_____________________ 
«____» _________ 20___ року

ТАРИФИ 
консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій

___________________________________________________________ 
(найменування закордонної дипломатичної установи України)

__________ 
*Зазначаються тарифні ставки консульського збору за вчинення консульських дій, затверджені у доларах США, згідно з додатком 2 до Положення про консульський збір України. 
**Зазначається обмінний курс національної валюти до долара США, встановлений центральним (національним) банком або (в окремих випадках) комерційним банком держави місцезнаходження (держави зони відповідальності), на день затвердження тарифів.

ЗАТВЕРДЖЕНО 
Наказ Міністерства 
закордонних справ України 
23.04.2018 № 182

Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
18 травня 2018 р. 
за № 611/32063

ІНСТРУКЦІЯ 
про порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульських надходжень та проведення звірок фактичних консульських надходжень в закордонних дипломатичних установах України

І. Загальні положення

1. Цю Інструкцію розроблено відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 23 квітня 2001 року № 381 «Про затвердження Порядку зарахування до державного бюджету коштів, отриманих за вчинення консульських дій за межами України» та від 16 лютого 2011 року № 106 «Деякі питання ведення обліку податків, зборів, платежів та інших доходів бюджету».

2. Ця Інструкція визначає порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульського збору за вчинення консульських дій (далі - консульські надходження) та проведення закордонними дипломатичними установами України (далі - ЗДУ) звірок фактичних консульських надходжень, які акумулюються на окремому поточному банківському рахунку ЗДУ або в окремих випадках вносяться до каси, із сумами, що сплачені за вчинені консульські дії та зареєстровані в книзі реєстрації консульських дій та зборів (далі - Книга), форму якої наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.

3. Звірка фактичних консульських надходжень - документально засвідчена процедура зіставлення та узагальнення даних у сумовому виразі, отриманих за результатами вчинення протягом визначеного періоду консульських дій, яка спрямована на виявлення розбіжностей застосованих тарифних ставок консульського збору із затвердженими та сумою консульських надходжень, отриманих за вчинені консульські дії.

4. Якщо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності покладено за сумісництвом на спеціаліста з фінансових питань іншої ЗДУ, наказом установи визначається відповідальна особа з числа працівників цієї установи, на яку буде покладено виконання обов’язків касира та забезпечення контролю за зарахуванням коштів за вчинення консульських дій на поточний банківський рахунок ЗДУ (далі - відповідальна особа).

5. Спеціаліст з фінансових питань, на якого за сумісництвом покладено ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, за погодженням з керівником ЗДУ проводить інструктаж з відповідальною особою перед початком виконання покладених на неї обов’язків.

6. У перший робочий день, наступний за звітним періодом, відповідальна особа письмово інформує спеціаліста з фінансових питань, на якого за сумісництвом покладено ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, щодо суми зарахованих на поточний банківський рахунок ЗДУ консульських надходжень за звітний місяць.

ІІ. Порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій та обліку сум консульських надходжень

1. Консульський збір справляється до вчинення консульської дії у безготівковій формі.

2. За відсутності можливості сплати консульського збору у безготівковій формі (вихідний чи святковий день у державі місцезнаходження (державі зони відповідальності)) за письмовим дозволом керівника ЗДУ (у вигляді наказу або резолюції на службовій записці консульської посадової особи) консульський збір справляється спеціалістом з фінансових питань або відповідальною особою у готівковій формі з обов’язковим оформленням відповідних документів згідно із законодавством України та подальшим його зарахуванням на поточний банківський рахунок ЗДУ держави місцезнаходження.

3. У разі існування загрози припинення функціонування банківської системи в державі місцезнаходження (державі зони відповідальності) ЗДУ до стабілізації її функціонування консульський збір справляється спеціалістом з фінансових питань або відповідальною особою у готівковій формі згідно з наказом Міністерства закордонних справ України з обов’язковим оформленням відповідних документів відповідно до законодавства України.

4. Оплата консульського збору за вчинення консульської дії здійснюється через банківську установу або в інший спосіб, передбачений законодавством держави місцезнаходження. Документ про підтвердження оплати консульського збору (далі - платіжний документ) з урахуванням практики держави місцезнаходження має містити інформацію про сплачену суму, дату видачі, найменування або реквізити банківської установи ЗДУ та, як правило, інформацію щодо платника, виду/типу консульської дії і бути номерним.

5. Консульська посадова особа зобов’язана перевірити вказані у платіжному документі банківські реквізити ЗДУ, відповідність суми сплаченого консульського збору затвердженому тарифу консульського збору та дійсність платіжного документа.

6. Особі, яка звернулась за вчиненням консульської дії, може надаватися документ для сплати консульського збору (із зазначенням банківських реквізитів установи, суми консульського збору, виду консульської дії, імені фізичної особи або найменування юридичної особи та дати документа) з метою ідентифікації консульської дії після зарахування коштів консульського збору на поточний банківський рахунок установи.

7. У разі надходження до ЗДУ звернення щодо вчинення декількох консульських дій стосовно однієї і тієї самої особи дозволяється здійснення оплати консульського збору одним платіжним документом. У цьому випадку до платіжного документа додається розшифрування оплати за консульські дії (далі - Розшифрування), форму якого наведено у додатку 2 до цієї Інструкції.

Оригінал платіжного документа разом з Розшифруванням, за винятком тих документів, що здаються спеціалістом з фінансових питань або відповідальною особою до банківської установи для перерахування коштів на відповідний поточний банківський рахунок ЗДУ, додається до пакета документів на вчинення консульської дії.

Якщо банківська установа держави місцезнаходження не надає фінансових документів, які підтверджують зарахування коштів консульського збору на поточний банківський рахунок ЗДУ, до меморіального ордера № 2 у хронологічному порядку в міру зарахування коштів підшиваються копії платіжних документів.

Копії платіжних документів того самого дня передаються консульською посадовою особою спеціалісту з фінансових питань або відповідальній особі.

8. Оригінал платіжного документа у разі необхідності його передачі до банківської установи для зарахування коштів на поточний банківський рахунок ЗДУ передається консульською посадовою особою спеціалісту з фінансових питань або відповідальній особі разом з його копією. Копія також додається до пакета документів на вчинення консульської дії.

9. Банківські чеки та/або інші банківські документи передаються спеціалістом з фінансових питань або відповідальною особою до банківської установи для зарахування коштів на поточний банківський рахунок ЗДУ не пізніше наступного банківського дня.

10. На підставі платіжного документа та Розшифрування консульська посадова особа у день прийняття повного пакета документів реєструє консульську дію в Книзі.

Нумерація консульських дій розпочинається з 01 січня кожного року.

11. Консульські дії реєструються послідовно наскрізною нумерацією в Книзі, яка ведеться в електронному вигляді засобами програмного забезпечення Microsoft Office Excel, а з дати започаткування роботи інформаційно-телекомунікаційної системи реєстрації консульських дій - у відповідній програмі.

12. Під час проведення виїзного консульського обслуговування в державі місцезнаходження або державах зони відповідальності консульська посадова особа складає реєстр консульських дій за формою Книги. Консульські дії, внесені до реєстру, реєструються в Книзі на наступний робочий день після повернення з виїзного консульського обслуговування у визначеному цією Інструкцією порядку.

13. Консульська посадова особа забезпечує внесення інформації до Книги або відповідної програми щодо прізвища, імені, по батькові заявника або найменування юридичної особи, виду консульської дії, суми консульського збору, дати видачі платіжного документа, номера платіжного документа та суми фактичної оплати.

14. Консульська посадова особа щодня після реєстрації всіх консульських дій здійснює роздрукування Книги за поточний день на папері формату А4 і засвідчує кожну сторінку своїм підписом із зазначенням ініціалів і прізвища.

За фактом реєстрації останньої консульської дії у поточному календарному році паперовий примірник Книги прошивається, скріплюється великою гербовою печаткою ЗДУ та підписами керівника і консульської посадової особи, сторінки Книги мають бути пронумеровані. Номенклатурний індекс і строк зберігання паперового примірника Книги встановлюються відповідно до вимог чинного законодавства.

Правильність ведення Книги, своєчасна архівація та збереження її електронного примірника покладаються на консульську посадову особу.

15. З метою забезпечення контролю за повнотою та правильністю справляння консульського збору у верхньому правому/лівому куті кожного звернення про вчинення консульської дії проставляється порядковий номер консульської дії згідно з Книгою.

16. Консульські дії, сплачені одним платіжним документом, реєструються в Книзі послідовно. Консульська дія, до якої додається оригінал або копія платіжного документа та Розшифрування, реєструється першою. У верхньому правому/лівому куті справ за іншими консульськими діями, що сплачені одним платіжним документом, поряд з порядковим номером справи проставляється порядковий номер справи, до якої доданий оригінал або копія платіжного документа.

17. У разі сплати консульського збору у готівковій формі у Книзі в графі «Номер платіжного документа» проставляється відповідна відмітка «Готівкою» і зазначаються реквізити прибуткового касового ордера.

До Книги також вносяться консульські дії, вчинені за нульовою тарифною ставкою консульського збору.

18. У разі застосування пільгової ставки консульського збору чи звільнення від нього на заяві про вчинення консульської дії робиться відповідна відмітка із зазначенням посади та прізвища посадової особи, яка прийняла рішення про застосування пільгової ставки чи звільнення від консульського збору. До заяви про вчинення консульської дії додається копія відповідного підтвердного документа заявника щодо правових підстав застосування пільгової ставки консульського збору чи звільнення від консульського збору.

19. У разі повернення помилково та/або надміру сплачених сум консульського збору відповідно до пункту 14 Положення про консульський збір України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ України від 23 квітня 2018 року № 182, попередньо внесених до Книги, у графі «Вид консульської дії» робиться запис «Повернення консульського збору» та зазначається порядковий номер консульської дії, за якою здійснюється повернення консульського збору. Сума консульського збору, що повертається, проставляється в Книзі зі знаком мінус. Зазначені суми віднімаються від загальної суми консульських надходжень поточного періоду. Запису «Повернення консульського збору» порядковий номер у Книзі не присвоюється.

20. Консульська посадова особа проставляє у Книзі загальну суму консульських надходжень за кожний день окремо. У разі необхідності Книга або витяг з Книги як в електронному, так і в паперовому (роздрукованому) вигляді можуть надаватися спеціалісту з фінансових питань або відповідальній особі.

ІІІ. Порядок проведення звірок консульських надходжень

1. Для проведення звірки фактичних консульських надходжень наказом ЗДУ створюється постійно діюча комісія зі звірки консульських надходжень (далі - Комісія) у кількості не менше трьох осіб, до складу якої обов’язково включаються консульська посадова особа та спеціаліст з фінансових питань або відповідальна особа. Наказом ЗДУ визначається чіткий розподіл обов’язків кожного члена Комісії.

2. Регулярність проведення поточних звірок (щоденні, щотижневі або щомісячні) фактичних консульських надходжень, які акумулюються на окремому поточному банківському рахунку ЗДУ або згідно з пунктом 3 розділу ІІ цієї Інструкції вносяться до каси ЗДУ, та вчинення консульських дій, які зареєстровані в Книзі, визначається наказом ЗДУ залежно від обсягів консульських надходжень, але не рідше одного разу на місяць.

3. Результати проведення звірки за звітний період оформлюються актом звірки консульських надходжень (далі - Акт), форма якого наведена у додатку 3 до цієї Інструкції, який складається Комісією.

4. У разі якщо ЗДУ справляє консульський збір в доларах США та національній валюті держави місцезнаходження Акти та необхідні додатки до них складаються окремо за кожною валютою.

5. Інформація про зараховані на відповідний поточний банківський рахунок та/або внесені до каси ЗДУ суми консульського збору за період, що підлягає звірці, вноситься до рядка 02 Акта.

6. У разі попередньої та/або помилкової сплати консульського збору (оплата здійснена до дати звернення заявника до ЗДУ і консульська дія не зареєстрована в Книзі) загальна інформація вноситься до рядка 022 Акта та деталізується у таблиці деталізації сум консульських надходжень до Акта звірки консульських надходжень (далі - Таблиця), форма якої наведена у додатку 4 до цієї Інструкції.

Після звернення заявника до ЗДУ:

у разі вчинення консульської дії інформація вноситься до Книги;

у разі помилкової оплати кошти повертаються заявнику або переказуються іншій ЗДУ за реквізитами, вказаними заявником у заяві.

Суми, які надійшли на поточний банківський рахунок ЗДУ і не зареєстровані в Книзі та щодо яких заявники не звернулися до ЗДУ про їх повернення або перерахування на поточний банківський рахунок іншої ЗДУ протягом року з дня зарахування на поточний банківський рахунок ЗДУ, за рішенням Комісії вилучаються з Акта шляхом зменшення суми розбіжностей за звітний період. Загальна сума консульських надходжень, які вилучаються з Акта, записується до рядка 04 Акта.

Суми консульського збору, сплачені у попередньому періоді, за консульські дії, які зареєстровані в Книзі в поточному періоді, вносяться до Таблиці окремо за кожною сумою та загальною сумою записуються до рядка 031 Акта.

Залишок сум консульського збору, не зареєстрованих в Книзі на звітну дату (рядок 06 Таблиці), окремою сумою вноситься до таблиці статистичних даних про виконання консульських функцій.

7. Консульська посадова особа в перший робочий день, наступний за звітним періодом, надає Комісії письмову інформацію про кількість вчинених консульських дій, у тому числі за нульовою тарифною ставкою, та суму консульського збору за звітний період за даними Книги за кожною валютою окремо. Узагальнені дані вносяться до рядків 021 та 022 Акта.

8. Комісія перевіряє правильність застосування тарифів консульського збору, виявляє суми розбіжностей, встановлює причини їх виникнення та фіксує усі зауваження в Акті. У разі виявлення нез’ясованих сум до Акта додається Таблиця.

9. Комісія окремо перевіряє застосування тарифів консульського збору та правильність зарахування на поточний банківський рахунок сум консульських надходжень, сплачених під час виїзного консульського обслуговування.

10. Акт підписується всіма членами Комісії і затверджується керівником ЗДУ. Якщо член Комісії не погоджується з Актом в цілому або його окремими положеннями, він підписує його з поміткою «із зауваженнями» та протягом трьох робочих днів викладає у письмовій формі окрему думку, що додається до Акта.

11. Вимоги цього розділу не застосовуються в ЗДУ, фактична штатна чисельність яких не перевищує дві одиниці.

Для забезпечення проведення звірки фактичних консульських надходжень ЗДУ, фактична штатна чисельність якої не перевищує дві одиниці, на предмет правильності застосування тарифів консульського збору та повноти зарахування сум консульських надходжень до доходів Державного бюджету України не рідше одного разу на рік до такої ЗДУ відряджається спеціаліст з фінансових питань, на якого за сумісництвом покладено ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності. Якщо фактична штатна чисельність ЗДУ не перевищує одну одиницю, разом із спеціалістом з фінансових питань як голова Комісії відряджається консульська посадова особа.

Уповноважені підрозділи МЗС під час перевірок фінансово-господарської діяльності ЗДУ, зазначених у цьому пункті, в обов’язковому порядку здійснюють наскрізну звірку фактичних консульських надходжень.

Директор 
Фінансового департаменту

О.А. Чумак

Додаток 1 
до Інструкції про порядок 
справляння сум консульського 
збору за вчинення 
консульських дій, 
обліку сум консульських надходжень 
та проведення звірок фактичних 
консульських надходжень 
в закордонних дипломатичних 
установах України 
(пункт 2 розділу І)

КНИГА 
реєстрації консульських дій та зборів

Додаток 2 
до Інструкції про порядок 
справляння сум консульського 
збору за вчинення консульських дій, 
обліку сум консульських надходжень 
та проведення звірок фактичних 
консульських надходжень 
в закордонних дипломатичних 
установах України 
(пункт 7 розділу ІІ)

РОЗШИФРУВАННЯ 
оплати за консульські дії 
від _________________ 
(дата)

__________ 
*З урахуванням строку вчинення або пільгової ставки.

Додаток 3 
до Інструкції про порядок 
справляння сум консульського 
збору за вчинення консульських дій, 
обліку сум консульських надходжень 
та проведення звірок фактичних 
консульських надходжень 
в закордонних дипломатичних 
установах України 
(пункт 3 розділу ІІІ)

ЗАТВЕРДЖУЮ 
Керівник закордонної 
дипломатичної установи 
_____________________________ 
«____» _____________ 20___ року

______________________________________ 
(найменування закордонної дипломатичної установи)

АКТ 
звірки консульських надходжень 
в ___________________________ 
(назва валюти) 
за період з ____________ по _____________

Комісія зі звірки консульських надходжень (далі - Комісія) у складі: _______________

__________________________________________________________________________

склала цей Акт на підставі Книги реєстрації консульських дій та зборів (далі - Книга) та даних аналітичного бухгалтерського обліку консульських надходжень

Висновок:

Додаток 4 
до Інструкції про порядок 
справляння сум консульського 
збору за вчинення консульських дій, 
обліку сум консульських надходжень 
та проведення звірок фактичних 
консульських надходжень 
в закордонних дипломатичних 
установах України 
(пункт 6 розділу ІІІ)

ТАБЛИЦЯ 
деталізації сум консульських надходжень 
до акта звірки консульських надходжень 
в ___________________________ 
(назва валюти) 
за період з _____________ по ______________

__________ 
*Сума рядків 01 + 02 дорівнює рядку 01 Акта. 
**Сума рядків 05 + 06 дорівнює рядку 05 Акта.